Informierte Mitarbeiter,die die Zusammenhänge in Ihrem Unternehmen kennen und verstehen sowie eigene Ideen und Vorschläge in ihre Arbeit einbringen können, sind motivierter, setzen sich stärker für Ihr Unternehmen ein und erbringen damit bessere Leistungen.

Neben dem Austausch mit einem einzelnen Arbeitnehmer (Mitarbeitergespräch) sind insbesondere die in diesem Beitrag behandelten Besprechungen in der Gruppe ein wichtiges Hilfsmittel, um die beschriebenen Effekte zu erzielen, nämlich den gewünschten Informationsfluss zu fördern und die Mitarbeiter aktiv am Gestaltungsprozess im Unternehmen zu beteiligen.

Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

• wann eine Mitarbeiterbesprechung sinnvoll ist,

• wie Sie die Besprechung vorbereiten, durchführen und nachbereiten und

• wie aus Ihrer Mitarbeiterbesprechung für alle Beteiligten ein Gewinn und nicht eine unergiebige Pflichtveranstaltung wird.

Inhalt:

• Warum Mitarbeiterbesprechungen so wichtig sind

• So bereiten Sie die Mitarbeiterbesprechung vor

• Prüfen Sie, ob eine Besprechung notwendig und sinnvoll ist

• Warum Sie die Besprechung inhaltlich vorbereiten sollten

• So strukturieren Sie die Besprechung durch eine Tagesordnung

• Wer an der Besprechung teilnehmen soll

• Legen Sie einen Besprechungstermin und -ort fest

• Wann Sie die Teilnehmer bewirten sollten

• Welche Hilfsmittel sinnvoll sein können

• Wie Sie Ihre Mitarbeiter einladen

• Checkliste: Besprechungsvorbereitung

• Wie Sie die Besprechung durchführen

• Ihre Rolle als Besprechungsleiter

• Worauf es beim Protokoll ankommt

• So setzen Sie die Ergebnisse um

• Weblinks
  

Warum Mitarbeiterbesprechungen so wichtig sind

Wo Menschen zusammenarbeiten, ist Verständigung nötig – Informationen müssen weitergegeben, Vorgehensweisen abgesprochen und Entscheidungen getroffen werden. Hilfreich sind hierfür Mitarbeiterbesprechungen, denn dort können Sie

• Ihre Mitarbeiter über interne und externe Unternehmensvorgänge auf dem Laufenden halten,

• Strategien und Veränderungen erläutern,

• Erfahrungen austauschen,

• Arbeiten koordinieren,

• Problemlösungen erarbeiten,

• Entscheidungen vorbereiten,

• Verbesserungsvorschläge ausarbeiten oder

• Meinungsverschiedenheiten ausräumen.

Dabei hat das Gespräch in der Gruppe dem Zweiergespräch eine ganze Menge voraus: Sie

• sparen Zeit, weil Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erreichen und nicht jeden einzeln ansprechen müssen,

• erfahren andere Sichtweisen,

• profitieren gegenseitig von den Erfahrungen und dem Fachwissen einer ganzen Gruppe,

• können unterschiedliche Standpunkte besser vergleichen und bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen und

• finden leichter befriedigende Kompromisslösungen.

Vor allem aber leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur Motivation Ihrer Mitarbeiter:Ihre Mitarbeiter können Ideen und Vorschläge einbringen, Kritik üben und können ihre Arbeit aktiv mitgestalten. Sie fühlen sich ernst genommen und in ihrer persönlichen Leistung, ihrer Erfahrung und ihrer Fachkompetenz anerkannt und respektiert. Entscheidungen, an denen Ihre Mitarbeiter mitgewirkt haben, werden außerdem in der Praxis bereitwilliger umgesetzt als reine Anordnungen von oben.

In der Praxis bleiben Mitarbeiterbesprechungen allerdings oft hinter den Erwartungen, die in sie gesetzt werden, und hinter den möglichen positiven Impulsen zurück. Alle zeigen zwar guten Willen, heraus kommt aber oft nur wenig. Im Endeffekt sind alle Beteiligten über die Besprechungsergebnisse enttäuscht.
Doch das muss nicht so sein: Sie als Gesprächsleiter haben es in der Hand, durch gute Vorbereitung, geschickte Moderation und konsequente Nachbearbeitung die Mitarbeiterbesprechung zum Erfolg zu machen.

So bereiten Sie die Mitarbeiterbesprechung vor

Prüfen Sie, ob eine Besprechung notwendig und sinnvoll ist

So manche Besprechung wird von den Beteiligten – häufig zu Recht – als pure Zeitverschwendung empfunden und verfehlt unter diesen Umständen natürlich auch jegliche Motivationswirkung.

Prüfen Sie deshalb anhand der folgenden Tabelle zunächst, ob eine Mitarbeiterbesprechung überhaupt notwendig und sinnvoll ist. Je mehr Aspekte auf eine Besprechung hindeuten, desto notwendiger ist sie.

Achtung: Vermeiden Sie Alibi-Besprechungen, bei denen Sie Ihre Entscheidung im Grunde bereits getroffen haben und Ihre Mitarbeiter lediglich aus "optischen Gründen "oder der Form halber vorher noch einmal anhören. Damit wecken Sie nur falsche Hoffnungen. Wenn die Mitarbeiter merken, dass ihre Argumente gar keine Chance haben, sind Enttäuschung und Verärgerung vorprogrammiert.

Wenn Sie also getroffene Entscheidungen bloß weitergeben möchten, sollten Sie das auch deutlich machen und die entsprechenden Informationen erst gar nicht zur Diskussion stellen. Das ist für Ihre Mitarbeiter auf den ersten Blick vielleicht schmerzlich, aber es ist auch ehrlicher – und das zählt.

Aber auch wenn Mitarbeiterbesprechungen im Einzelfall mangels bestimmter Ereignisse nicht unbedingt notwendig sind, sind sie doch oft sinnvoll.

Erwähnenswert sind in diesem Fall die regel-oder turnusmäßigen Mitarbeiterbesprechungen, die eigentlich ohne konkreten Anlass stattfinden und in erster Linie der Mitarbeiterinformation dienen (z.B.über die aktuelle Geschäftsentwicklung,neue Kunden und Aufträge etc.).

Erliegen Sie hier nicht der Einschätzung, dass solche Besprechungen generell unnötig sind; Sie würden die Bedeutung des Gefühls, dass Ihre Mitarbeiter sich regelmäßig informiert fühlen, unterschätzen.

Denkbar ist hier etwa, dass Mitarbeiter über ihren Arbeitsbereich, neue Produkte, neue Mitarbeiter, richtiges Telefonieren, Umgang mit schwierigen Kunden etc. berichten.

Vergeben Sie auch Kurzreferate an Ihre Mitarbeiter (z.B.über Stressbewältigung, Überzeugungstechniken, Delegation usw.) und greifen Sie die Themenvorschläge und -wünsche Ihrer Mitarbeiter auf.

Warum Sie die Besprechung inhaltlich vorbereiten sollten

Eine gründliche inhaltliche Vorbereitung sorgt dafür, dass Sie während der Besprechung den roten Faden und Ihr Besprechungsziel nicht aus den Augen verlieren. Achten Sie deshalb auf Folgendes:

• Fixieren Sie Ihre Themen bzw. Tagesordnungspunkte - auch TOPs genannt - schriftlich.

• Formulieren Sie spruchreif, so wie Sie das Thema später den Besprechungsteilnehmern näher bringen wollen: eindeutig, logisch und anschaulich.

• Sammeln Sie passende Hintergrundinformationen, Statistiken, Grafiken und Beispiele. Ihre Mitarbeiter können Ihnen dann besser folgen, und die Besprechung wird nicht langweilig.

• Formulieren Sie zunächst Ihre Ziele für jeden TOP: Wollen Sie lediglich informieren? Wollen Sie eine Entscheidung vorbereiten? Wollen Sie konkrete Maßnahmen erarbeiten?

• Beleuchten Sie das Thema von möglichst vielen Seiten. Bereiten Sie sich auf Argumente und Einwände Ihrer Mitarbeiter vor, damit Sie lenkend eingreifen können, wenn die Besprechung eine unerwünschte Richtung einschlägt.

So strukturieren Sie die Besprechung durch eine Tagesordnung

Eine Tagesordnung gewährleistet, dass Sie während der Besprechung nichts Wesentliches vergessen. Die Tagesordnung können Sie dabei nach dem folgenden Schema aufbauen:

1. Begrüßung der Anwesenden

2. Überblick über die Themen

3. Behandlung der Themen mit reinem Informationswert, die schnell abgehandelt werden können

4. Bearbeitung von Themen, die gemeinsam besprochen werden sollen – die wichtigsten zuerst

5. Zusammenfassung der Ergebnisse und der beschlossenen Maßnahmen

6. Dank für die Mitarbeit

7. Verabschiedung

Die Tagesordnung und die detaillierten TOPs sollten Sie Ihren Mitarbeitern möglichst schon vor der Besprechung bekannt geben, damit sie sich auf die Themen entsprechend vorbereiten können und weitgehend den gleichen Informationsstand haben.

Deshalb ist es wichtig,dass Sie die einzelnen Punkte der Tagesordnung so formulieren, dass sich die Besprechungsteilnehmer auch etwas darunter vorstellen können.

Hilfreich kann es in diesem Zusammenhang auch sein, den Zeitrahmen gleich bei den einzelnen TOPs zu vermerken. So wissen alle Teilnehmer gleich, wie schnell bzw. ausführlich ein Punkt behandelt werden soll.

Achten Sie darauf, dass die Tagesordnung nicht überladen wird. Ihre Mitarbeiterbesprechung sollte nur ausnahmsweise länger als zwei Stunden dauern. Bei einer längeren Besprechungsdauer lässt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer erfahrungsgemäß stark nach.

Wer an der Besprechung teilnehmen soll

Hier müssen Sie zunächst zwischen allgemeinen und speziellen Besprechungen unterscheiden. Erstere betreffen einen größeren Mitarbeiterkreis bzw. eventuell alle Arbeitnehmer, letztere vielleicht nur einzelne Abteilungen oder spezielle Teams.

Insbesondere bei den speziellen Besprechungen sollten Sie nur Mitarbeiter einladen, die von den angesprochenen Themen betroffen sind und/oder die einen Beitrag zur Lösung des Problems leisten können.

Die Gründe hierfür sind einfach:Sie binden so nicht unnötig Arbeitskapazitäten. Zudem sinkt mit steigender Anzahl der Gesprächsteilnehmer nur die Effektivität der Besprechung: Möglicherweise können nicht mehr alle Mitarbeiter zu Wort kommen, der Lärmpegel steigt, die Diskussionen schweifen ab.

Versuchen Sie deshalb bei speziellen Besprechungen, die Teilnehmerzahl auf maximal ein Dutzend zu beschränken. Ideal wäre ein Kreis von drei bis sechs Personen.

Legen Sie einen Besprechungstermin und -ort fest

Legen Sie die Besprechung möglichst in die Arbeitszeit. Nach Feierabend bleibt bzw. am Wochenende kommt erfahrungsgemäß niemand gern – ganz abgesehen davon, dass Sie diese zusätzlichen Zeiten in aller Regel gesondert bezahlen müssten.

Die Besprechungsdauer ergibt sich aus der Tagesordnungspunkte. Geben Sie als Sicherheitsreserve aber noch einmal 10 bis 30 Minuten hinzu.

Bei der Wahl des Besprechungsorts kommt es vor allem darauf an, dass er leicht erreichbar ist (möglichst hausintern), dass Sie ungestört bleiben und dass jeder Teilnehmer einen einigermaßen bequemen Platz findet.

Günstig ist ein runder Tisch oder ein Stuhlkreis, weil dann jeder jeden leicht ansehen und ansprechen kann. Achten Sie auch auf eventuell notwenige Schreibmöglichkeiten durch Tische, Auflagen etc.

Wann Sie die Teilnehmer bewirten sollten

Bei einer kürzeren Besprechung ist eine Bewirtung zwar nicht erforderlich – bei einer Tasse Kaffee redet es sich aber einfach besser.

Bei einer längeren Besprechung sollten Sie zwischendurch eine kurze Pause einlegen, in der Sie dann auch einen kleinen Imbiss (Kekse oder Obst) anbieten können. Der Imbiss kann aber auch während der Besprechung genossen werden.

Welche Hilfsmittel sinnvoll sein können

Auch bei der Mitarbeiterbesprechung gilt: Präsentation ist wichtig. Der Einsatz von Flipchart, Overheadprojektor, Folien, Stiften, Papier und Informationsunterlagen ermöglicht eine abwechslungsreiche, interessante Besprechung, der Ihre Mitarbeiter leichter folgen werden.

Wie Sie Ihre Mitarbeiter einladen

Die Einladung zu Ihrer Mitarbeiterbesprechung sollte Ihren Mitarbeitern so rechtzeitig zugehen, dass sie den Termin noch gut einplanen und sich ausreichend auf die Themen vorbereiten können – in der Regel also mindestens eine Woche vorher.

Der Einladung sollte Ihr Mitarbeiter

• Besprechungstermin,

• Besprechungsort,

• Besprechungsdauer,

• Tagesordnungspunkte,

• eventuell mitzubringende Unterlagen und

• die Namen und die Funktion der übrigen Gesprächsteilnehmer

entnehmen können. Treffen Sie sich turnusmäßig, kann die Einladung auch entsprechend knapper ausfallen.

Checkliste: Besprechungsvorbereitung

Die folgende Checkliste zeigt Ihnen, ob Sie bei der Vobereitung Ihrer Mitarbeiterbesprechung an alles gedacht haben:

Wie Sie die Besprechung durchführen

Ihre Rolle als Besprechungsleiter

Als Besprechungsleiter (Moderator) sind Sie dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiterbesprechung im Zeitrahmen zu den festgelegten Zielen führt. Ob Sie darüber hinaus zu einzelnen TOPs selbst das Wort ergreifen, hängt von der Themenstellung ab.

Im Einzelnen haben Sie als Moderator die Aufgabe,

• einen Protokollführer zu bestimmen,

• in das Thema einzuführen,

• alle Teilnehmer zum Gespräch zu aktivieren,

• zurückhaltende Mitarbeiter aktiv zu einer Stellungnahme zu ermuntern,

• Dauerredner zu bremsen,

• auf etwa gleiche Redeanteile zu achten,

• die Reihenfolge der Wortmeldungen zu beachten,

• die Einhaltung allgemeiner Spielregeln (z.B.Höflichkeit, Fairness) anzumahnen,

• Ideen und Vorschläge der Teilnehmer zu sammeln und zu notieren,

• Abschweifungen vom Thema zu verhindern,

• eine positive, freundliche Atmosphäre zu schaffen,

• nachzufragen, wenn etwas nicht deutlich wird,

• neue Impulse zu geben, wenn das Gespräch sich festgefahren hat,

• einen Konsens herbeizuführen,

• Störenfriede auszuschalten, auch nonverbale Signale (hochgezogene Augenbrauen,Gähnen,...) zu beachten und

• Zwischenergebnisse und am Ende des Gesprächs das Erreichte noch einmal für alle zusammenzufassen.

Als Moderator sollten Sie dabei immer "über" statt "in" der Besprechung stehen: Wenn Sie an der wirklichen Meinung Ihrer Mitarbeiter interessiert sind, müssen Sie sich mit Ihrer eigenen Meinung zunächst zurückhalten und voreilige Wertungen und Stellungnahmen vermeiden. Sie dürfen nicht einseitig Partei ergreifen und sich auf gar keinen Fall provozieren lassen oder sich über eine abweichende Meinung lächerlich machen.

So moderieren Sie das Gespräch

Achten Sie darauf, dass die Besprechung pünktlich beginnt und auch möglichst pünktlich endet, denn Ihre und die Zeit Ihrer Mitarbeiter ist wertvoll. Warten Sie nicht auf Nachzügler und verzichten Sie darauf, Punkte für verspätete Teilnehmer noch einmal zu wiederholen. Das hat auch einen erzieherischen Effekt.

Beginnen Sie das Gespräch mit einer Begrüßung und stellen Sie gegebenenfalls Mitarbeiter, die sich noch nicht kennen, vor.

In einer kurzen, möglichst spannenden und anschaulichen Einführung legen Sie dann die Themen und Ziele der Besprechung dar, erläutern kurz, wie Sie sich den weiteren Verlauf der Besprechung vorstellen, und weisen auf die allgemeinen Spielregeln hin:

1. Jeder, der möchte, kommt zu Wort.

2. Es spricht immer nur ein Teilnehmer.

3. Jeder darf ausreden.

4. Keine Unterbrechungen, keine Anschuldigungen und keine Beleidigungen!

5. Die Reihenfolge der Wortmeldungen wird beachtet.

6. Alle bleiben beim Thema.

7. Keine Privatgespräche!

8. Mobiltelefone bleiben während der Besprechung ausgeschaltet.

Sie können die Regeln auch optisch sichtbar machen. Hängen Sie beispielsweise ein großes Plakat an die Wand. Im Gesprächsverlauf reicht dann oft schon ein Blick oder Fingerzeig aus, um die Mitarbeiter zur Ordnung zu rufen.

Benennen Sie dann einen Protokollführer. Falls sich kein Freiwilliger findet, gehen Sie alphabetisch vor. Worauf es beim Protokoll ankommt.
Arbeiten Sie sich dann nach folgendem Schema Punkt für Punkt durch die Tagesordnung:

• Stellen Sie jedes Thema einzeln vor. Wichtig ist dabei nicht nur, was Sie sagen, sondern auch wie Sie es sagen. Die Gesprächsteilnehmer müssen Lust bekommen, über das Thema zu sprechen.

• Sammeln Sie die Ideen und Vorschläge Ihrer Mitarbeiter – und zwar zunächst ohne jede Wertung! Fassen Sie die Aussagen Ihrer Mitarbeiter nochmals in eigenen Worten zusammen, um sich zu vergewissern, dass sie auch alles richtig verstanden haben und schreiben Sie gegebenenfalls jede Wortmeldung stichpunktartig an eine Tafel oder ein Flipchart. Ihre eigenen Vorschläge sollten Sie erst anbringen, wenn Ihre Mitarbeiter fertig sind.

• Bewerten Sie dann gemeinsam jeden einzelnen Vorschlag. Dabei soll sich jeder Gesprächsteilnehmer zu jedem Punkt äußern können. Wichtig: Achten Sie auf faire, sachliche Kritik. Unterbinden Sie Ironie oder Killerphrasen wie "Das hatten wir ja noch nie!","So etwas kann nicht gut gehen " usw.

• Führen Sie dann eine möglichst einvernehmliche Entscheidung herbei und leiten Sie gemeinsam die erforderlichen Maßnahmen ab.

• Halten Sie schriftlich fest, wer was wann erledigt.

Dieses Verfahren wenden Sie auf jeden einzelnen Punkt der Tagesordnung an.

Sollte sich ein Punkt nicht in der eingeplanten Zeit klären lassen, verschieben Sie ihn notfalls auf die nächste Besprechung.Bis dahin können sich Ihre Mitarbeiter mit dem Thema noch einmal auseinandersetzen und es beim nächsten Mal dann schneller klären.

Worauf es beim Protokoll ankommt

Der Protokollführer muss die Besprechung nicht Wort für Wort mitschreiben. Dadurch würde das Protokoll viel zu lang und mit Sicherheit nie mehr gelesen. Vielmehr kommt es darauf an, allein die Ergebnisse und die beschlossenen Maßnahmen festzuhalten (so genanntes Ergebnisprotokoll), nicht wie Sie dazu gekommen sind.

Von Interesse sind darüber hinaus Themen und Probleme, die sich im Verlauf der Besprechung ergeben haben und die auf eine der nächsten Tagesordnungen gesetzt werden sollen.

Sie erleichtern dem Protokollführer die Arbeit, wenn er seine Eintragungen in ein bereits vorgefertigtes Formular machen kann. Dieses Protokoll dient dann gleichzeitig als Maßnahmenkatalog für die spätere Umsetzung der Besprechungsergebnisse:

Wichtig: Dem Protokoll muss die Tagesordnung beiliegen, aus der die einzelnen TOPs ersichtlich sind.

So setzen Sie die Ergebnisse um

Nach der Besprechung erhält jeder Gesprächsteilnehmer eine Kopie des Kurzprotokolls bzw. Maßnahmenkatalogs. So hat jeder noch einmal schwarz auf weiß, was beschlossen wurde und vor allem was er gegebenenfalls zu tun hat. Denn: Den Worten müssen Taten folgen. Wenn Sie die Beschlüsse, die Sie auf der Mitarbeiterbesprechung getroffen haben, nicht umsetzen, hätten Sie sich die Besprechung auch gleich sparen können.

Auch der Motivationseffekt schlägt in sein Gegenteil um, wenn die Vorschläge Ihrer Mitarbeiter letztendlich doch nicht berücksichtigt werden. Entscheidend für die Motivation Ihrer Mitarbeiter ist das Gefühl, ernst genommen zu werden und etwas bewegen zu können.

Wichtig ist daher, dass Sie die Umsetzung der erarbeiteten Beschlüsse auch kontrollieren. So sollten Sie schon vor der nächsten Besprechung ein Feedback zum jeweiligen Umsetzungsstand vereinbaren.

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