Wenn Sie mit einem Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag abschließen, schuldet er Ihnen seine Arbeitsleistung. Im Gegenzug sind Sie zur Zahlung der entsprechenden Vergütung verpflichtet.

Doch mit der bloßen Auszahlung von Lohn oder Gehalt ist es dabei nicht getan!

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen Sie eine Reihe von Formalitäten beachten und sowohl Steuern als auch Sozialversicherungsbeiträge selbstständig abführen.

Darüber hinaus müssen Sie eine Reihe von Meldungen an die zuständigen Stellen abgeben.

Lesen Sie in diesem Beitrag,

• wann Sie zu einer Lohn- und Gehaltsabrechnung verpflichtet sind,

• welche Unterlagen Sie benötigen,

• welche Aufzeichnungen und Meldungen erforderlich sind und

• wie Sie Steuern und Sozialabgaben richtig berechnen und abführen.

Inhalt:

• Wann Sie zur Lohn- und Gehaltsabrechnung verpflichtet sind

• Ohne die Betriebsnummer läuft nichts

• Was Sie von Ihrem Mitarbeiter benötigen

• Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsausweis und Co.

• Sonstige Informationen

• Was steuerlich zu beachten ist

• Wer die Lohnsteuer trägt

• Wie Sie die Steuern berechnen und den Steuerabzug vornehmen

• Wozu die Lohnsteueranmeldung dient

• Was sozialversicherungsrechtlich gilt

• Bestandteile der Sozialversicherung und deren Berechnung

• Wer welche Sozialversicherungsbeiträge tragen muss

• So nehmen Sie den Abzug vor

• Wozu der Beitragsnachweis dient

• So führen Sie die Sozialversicherung ab

• Was Ihr Mitarbeiter wann wie erhält

• Lohn bzw. Gehalt durch Überweisung oder Barzahlung?

• Lohn- und Gehaltsabrechnungszettel

• Lohnsteuerkarte und Lohnsteuerbescheinigung

• Welche Aufzeichnungen und Meldungen sonst erforderlich sind

• Lohnkonto

• Wann Sie ein Lohnkonto abschließen

• An-, Ab- und Unterbrechungsmeldung

• Wie Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zeitsparend durchführen

• Checkliste Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Weblinks
  

Wann Sie zur Lohn- und Gehaltsabrechnung verpflichtet sind

Grundsätzlich gilt: Sie müssen für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto anlegen und eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen. Diese Pflicht gilt aber nicht in Bezug auf die selbstständig für Sie Tätigen: Von diesen erhalten Sie eine Rechnung und die Sache ist mit deren Bezahlung für Sie erledigt.

Das bedeutet letztlich, dass Sie beide Personengruppen voneinander abgrenzen müssen:

Ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis liegt vor, wenn Ihr Mitarbeiter hinsichtlich seiner Arbeitszeit, seines Arbeitsorts und der Art und Weise seiner Tätigkeit von Ihnen Weisungen entgegennehmen muss.

Ohne die Betriebsnummer läuft nichts

Wenn Sie das erste Mal einen Arbeitnehmer einstellen, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Diese müssen Sie bei allen Meldungen an die Krankenkassen angeben .

Die Betriebsnummer erhalten Sie – auch telefonisch oder per Fax – bei dem für Sie zuständigen Arbeitsamt (künftig: JobCenter).

Was Sie von Ihrem Mitarbeiter benötigen

Bei Aufnahme der Beschäftigung muss Ihr neuer Mitarbeiter Ihnen folgende für die Lohn- und Gehaltsabrechnung notwendigen Arbeitspapiere vorlegen:

• die Lohnsteuerkarte ,

• den Sozialversicherungsausweis ,

Eventuell: Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen, Pfändungen.

Hilfreich ist oft auch die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, der Sie wichtige Daten zur Krankenversicherung Ihres Arbeitnehmers entnehmen können.

Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsausweis und Co.

Lohnsteuerkarte

Ihre Mitarbeiter müssen Ihnen bei Aufnahme ihrer Beschäftigung bzw. regelmäßig zu Beginn jedes Kalenderjahres ihre Lohnsteuerkarte für das entsprechende Kalenderjahr aushändigen.

Diese wird von der jeweiligen Wohnortgemeinde ausgestellt.

Die Lohnsteuerkarte enthält unter anderem folgende, für Sie wichtige Eintragungen:

• Steuerklasse

• (monatliche) Steuerfreibeträge,

• Kinderfreibeträge und

• Kirchenzugehörigkeit (wichtig für Abführung der Kirchensteuer ).

Nach Maßgabe der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte ergibt sich die Höhe der von Ihnen einzubehaltenden und an das Finanzamt abzuführenden Lohnsteuer.

Sie müssen die Lohnsteuerkarte dann während des ganzen Beschäftigungsverhältnisses aufbewahren. Sie dürfen sie dem Mitarbeiter vor Ablauf eines Kalenderjahres nur dann aushändigen, wenn sein Beschäftigungsverhältnis endet oder eine Eintragung von der Gemeinde erforderlich ist.

Wichtig: Auch wenn ein Mitarbeiter auf Sie zukommt und nachweisen kann, dass die Eintragung auf seiner Lohnsteuerklasse nicht den Tatsachen entspricht: Sie müssen sich an den offiziellen Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte orientieren. Keinesfalls dürfen Sie selbst Änderungen vornehmen. Dies kann als Urkundenfälschung strafrechtliche Konsequenzen haben.

Händigen Sie Ihrem Mitarbeiter die Karte in diesem Fall also aus, damit er sie auf seiner Gemeinde ändern lässt. Er muss sie Ihnen dann innerhalb von sechs Wochen zurückbringen.

Legt Ihnen ein Mitarbeiter die Lohnsteuerkarte nicht innerhalb von sechs Wochen nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses bzw. nach einem Jahreswechsel die neue Karte nicht bis zum 31. März vor, müssen Sie den Mitarbeiter steuerlich so behandeln, als ob er ein zweites Beschäftigungsverhältnis hätte.

Das bedeutet: Sie müssen die Lohnsteuer rückwirkend für das angefangene Kalenderjahr nach der für den Mitarbeiter ungünstigen Lohnsteuerklasse VI berechnen und einbehalten . Tun Sie das nicht, haften Sie unter Umständen für die nicht abgeführten Steuerbeträge!

In zwei Fällen können Sie allerdings auf die Vorlage der Lohnsteuerkarte verzichten:

Beschäftigen Sie Ihren Mitarbeiter nur kurzfristig, können Sie unter Verzicht auf die Vorlage der Karte eine Pauschalsteuer in Höhe von 25 Prozent abführen.

Ebenso wenig müssen Mitarbeiter, die lediglich eine geringfügig entlohnte Beschäftigung bei Ihnen ausüben (so genannte 325-€-Jobs), eine Karte vorlegen.

Sie können auch hierbei eine Pauschalsteuer abführen – in Höhe von 20 Prozent.

Beachten Sie jedoch: Auf die Pauschalsteuer können Sie bei 325-€-Jobs unter Umständen verzichten. Hierfür benötigen Sie dann aber von Ihrem Mitarbeiter eine Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt. Diese nehmen Sie zum Lohnkonto Ihres Mitarbeiters.

Bei Aushilfskräften in der Land- und Forstwirtschaft fällt in beiden Fällen sogar nur eine Pauschalsteuer von fünf Prozent an.

Einzelheiten zur Besteuerung von geringfügig Beschäftigten lesen Sie im Beitrag "Geringfügig entlohnte Beschäftigte im Steuerrecht" .

Sozialversicherungsausweis

Ein neuer Mitarbeiter muss Ihnen bei Beginn seines Beschäftigungsverhältnisses zudem seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen. Der Ausweis enthält vor allem die für die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge wichtige Versicherungsnummer Ihres Arbeitnehmers.

Die Vorlage des Sozialversicherungsausweises soll der Aufdeckung von illegalen Beschäftigungsverhältnissen dienen und den Missbrauch von Sozialleistungen verhindern.

In durch Schwarzarbeit besonders gefährdeten Wirtschaftszweigen (z.B. Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personen- und Güterbeförderungsgewerbe, Schaustellergewerbe) sind die Arbeitnehmer verpflichtet, ihren Sozialversicherungsausweis während der Arbeit mitzuführen und für eventuelle Kontrollen bereit zu halten.

Als Arbeitgeber in einer solchen Branche müssen Sie Ihre Beschäftigten über diese Mitführungspflicht informieren.

Wenn Ihr Mitarbeiter Ihnen den Ausweis nicht vorlegt, müssen Sie ihn auffordern, ihn unverzüglich nachzureichen. Sie müssen der Krankenkasse jedoch am Tag des Beschäftigungsbeginns eine gesonderte Meldung erstatten, wenn Ihnen der Sozialversicherungsausweis nicht vorliegt.

Sonstige Informationen

Für die Lohnabrechnung benötigen Sie zudem folgende persönliche Daten des Mitarbeiters:

• Name, Vorname

• Staatsangehörigkeit

• Geburtsdatum und -Ort

• Adresse (PLZ, Ort, Straße)

• Bankverbindung (Name der Bank,
  Kontoinhaber, BLZ, Kontonummer)

• Name der Krankenversicherung

• Beginn der Beschäftigung

• regelmäßige Wochenarbeitszeit in Stunden
  (wegen eines 325 €-Jobs)

• monatliches Bruttogehalt
  bzw. Bruttostundenlohn in €

• weitere Beschäftigungen

Was steuerlich zu beachten ist

Wenn Sie Arbeitnehmer beschäftigen, müssen Sie in der Regel die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer einbehalten und an Ihr zuständiges Betriebsstättenfinanzamt abführen.

Die Lohnsteuerpflicht entsteht in dem Zeitpunkt, in dem Sie Ihrem Arbeitnehmer die Arbeitsvergütung zahlen. Bei der Ermittlung der Höhe der Lohnsteuer müssen Sie grundsätzlich die Angaben in der Lohnsteuerkarte Ihres Mitarbeiters zu Grunde legen.

Wer die Lohnsteuer trägt

Grundsätzlich ist Ihr Mitarbeiter gegenüber dem Finanzamt Schuldner der Lohn- und Kirchensteuer sowie des Solidaritätszuschlags.

Allerdings müssen Sie als Arbeitgeber die Steuern und den „Soli“ berechnen, abziehen und an das Finanzamt abführen (so genannter Lohnsteuervorabzug) . Wenn Sie dies unterlassen, haften Sie für die einzubehaltende Lohnsteuer Ihres Mitarbeiters.

Wie Sie die Steuern berechnen und den Steuerabzug vornehmen

Ausgangspunkt der Lohnabrechnung und somit des Lohnsteuerabzugs ist der jeweilige Bruttolohn. Dessen Höhe ergibt sich in der Regel aus dem Arbeits- oder einem entsprechenden Tarifvertrag.

Auf Basis der Vergütung müssen Sie dann die maßgebliche Lohnsteuer ermitteln und von der Bruttovergütung abziehen. Hierbei hilft Ihnen die Lohnsteuerkarte, die Ihnen Ihr Mitarbeiter vorgelegt hat. Daraus gehen die allgemeinen Besteuerungsmerkmale wie Steuerklasse, Kinderzahl etc. hervor.

Beachten Sie hierbei auch eventuell zusätzlich auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Freibeträge (z.B. wegen erhöhter Aufwendungen [= Werbungskosten] außergewöhnlichen Belastungen etc.). Diese mindern die Steuerlast.

Übrigens: Falls Sie Ihren Mitarbeitern zusätzlich zum Arbeitslohn vermögenswirksame Leistungen gewähren, handelt es sich hierbei um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Neben der Lohnsteuer müssen Sie auch den Solidaritätszuschlag ermitteln, einbehalten und an das Finanzamt abführen. Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 Prozent der jeweils zu zahlenden Lohnsteuer.

Des weiteren müssen Sie Kirchensteuer an das Finanzamt abführen. Voraussetzung: Ihr Arbeitnehmer ist Mitglied einer kirchlichen Körperschaft des öffentlichen Rechts. Die Höhe der Kirchensteuer beträgt acht Prozent (Baden-Württemberg und Bayern) bzw. neun Prozent (übrige Bundesländer) der jeweils zu zahlenden Lohnsteuer.

Zudem müssen Sie auch die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteile) als Abzugspositionen berücksichtigen.

Nach Abzug der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ergibt sich die entsprechende Nettovergütung:

Bruttovergütung (plus vermögenswirksame Leistungen)

./. Steuern (Lohnsteuer, „Soli“, Kirchensteuer – Freibeträge beachten!)

./. Sozialversicherungsabgaben (Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung)

= Nettovergütung

Die letztlich einzubehaltende und abzuführende Lohnsteuer können Sie mit Hilfe von Lohnsteuertabellen berechnen. Abhängig von der Beschäftigungsdauer und der Art der Vergütung müssen Sie Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tageslohnsteuertabellen anwenden.

für Mitarbeiter, die ein festes Monatsgehalt beziehen – also Angestellte –, verwenden Sie die Monatstabelle. Löhne für Aushilfskräfte, die Sie nur tageweise beschäftigen, also mehrfach einstellen und wieder entlassen, sowie für Tagelöhner versteuern Sie nach der Tageslohnsteuertabelle.

Lohnsteuertabellen (auch als EDV-Programme auf CD-ROM) können Sie über den Buchhandel beziehen.

Wozu die Lohnsteueranmeldung dient

Haben Sie die Steuern für alle Mitarbeiter ermittelt, müssen Sie diese Summe dem Finanzamt in einer so genannten Lohnsteueranmeldung auf einem amtlichen Vordruck mitteilen, und zwar

• die Lohnsteuer, die Sie einbehalten haben oder bei Pauschalversteuerung selbst übernehmen,

• den Solidaritätszuschlag und

• ggf. die Kirchenlohnsteuer.

Diese Meldung muss spätestens am zehnten Tag nach Ablauf eines jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums erfolgen.

Der Anmeldungszeitraum ist von der Höhe der Steuern abhängig:

Spätestens zum Zeitpunkt der Fälligkeit der Lohnsteueranmeldung müssen Sie dann die insgesamt einbehaltene und geschuldete Lohnsteuer Ihrer Mitarbeiter auf das Konto der jeweiligen Finanzkasse einzahlen. Ansonsten drohen Ihnen Säumniszuschläge.

Und es kann noch schlimmer kommen: Führen Sie die Lohnsteuer nicht ab, kann Ihnen unter Umständen Ihre Gewerbetätigkeit ganz oder teilweise untersagt werden (Gleiches gilt, wenn Sie Sozialversicherungsabgaben, siehe auch Abschnitt So führen Sie die Sozialversicherung ab nicht ordnungsgemäß abführen).

Was sozialversicherungsrechtlich gilt

Grundsätzlich sind alle bei Ihnen beschäftigten Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig. Dies gilt auch für eventuell bei Ihnen beschäftigte ausländische Arbeitnehmer.

Doch es gibt Ausnahmen:

Für Ihre geringfügig entlohnten Beschäftigten müssen Sie im Regelfall pauschale Sozialversicherungsbeiträge abführen.

Und: Kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer (Beschäftigung von längstens zwei Monaten bzw. an maximal 50 Arbeitstagen im Jahr) sind nicht sozialversicherungspflichtig.

Eine exakte Prüfung ist also unerlässlich.

Bestandteile der Sozialversicherung und deren Berechnung

Die Sozialversicherungspflicht besteht in folgenden Zweigen der Sozialversicherung und mit folgenden Sätzen (Werte für 2003):

• Krankenversicherung : kassenabhängig, ca. 14 %

• Rentenversicherung : 19,5 %

• Arbeitslosenversicherung : 6,5 %

• Pflegeversicherung : 1,7 %

Übrigens: Ihre Arbeitnehmer sind ebenfalls in der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) pflichtversichert.

Die Höhe der jeweiligen Beiträge bemisst sich nach der jährlichen Lohn- und Gehaltssumme Ihrer Mitarbeiter und nach der Zuordnung Ihres Betriebes zu einer Gefahrenklasse.

Diese ist abhängig von der Anzahl und Schwere der in Ihrem Gewerbe vorkommenden Arbeitsunfälle. Für die Beiträge müssen Sie allerdings allein aufkommen.

Wer welche Sozialversicherungsbeiträge tragen muss

Die Beiträge zur Sozialversicherung bringen in der Regel je zur Hälfte Sie und Ihr Mitarbeiter auf.

Auch hierbei gibt es jedoch Ausnahmen:

1. Besonderheit im Bundesland Sachsen

Der Beitragssatz von 1,7 Prozent in der Pflegeversicherung wird von den Arbeitnehmern in Höhe von 1,35 Prozent aufgebracht und nicht nur zur Hälfte (was 0,85 Prozent entspräche).

Grund: In Sachsen wurde die Beibehaltung des Buß- und Bettags als Feiertag beschlossen; im Gegenzug wurde ein höherer Beitragssatz in der Pflegeversicherung hingenommen.

2. Ausbildungsvergütung

Bei einer Ausbildungsvergütung von unter 325 € tragen Sie die Sozialversicherungsabgaben allein.

Ausnahme: Die Geringverdienergrenze wird durch eine Einmalzahlung überschritten.

So nehmen Sie den Abzug vor

Den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung behalten Sie in der Regel direkt vom Arbeitsentgelt ein.

Bei der Berechnung der Nettovergütung müssen Sie – neben den Steuern (Lohnsteuer, „Soli“ und ggf. Kirchensteuer) – einen Anteil von 417 € (50 % x 834 €) einbehalten (= Arbeitnehmeranteil an den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen).

Beachten Sie aber bei Mitarbeitern mit höherem Einkommen die verschiedenen Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung (Stand: 2003):

Das Arbeitsentgelt wird bei Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenzen nicht in unbeschränkter Höhe, sondern nur bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze zur Ermittlung des Sozialversicherungsbeitrags herangezogen.

Beachten Sie: Versäumen Sie den Abzug (oder die Abführung, siehe auch Abschnitt So führen Sie die Sozialversicherung ab ) der Sozialversicherungsbeiträge, so dürfen Sie den unterbliebenen Abzug nur bei den drei nächsten Gehaltszahlungen nachholen.

Nach diesem Zeitraum dürfen Sie nur noch dann einen Abzug vornehmen, wenn Sie entweder an dem Versäumnis kein Verschulden trifft oder Ihr Mitarbeiter die für den Abzug und die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge erforderlichen Angaben nicht gemacht bzw. Ihnen die notwendigen Unterlagen nicht vorgelegt hat.

Ist dies nicht der Fall, bleiben Sie in Höhe des darüber hinaus gehenden Betrags auf dem Schaden sitzen, das heißt, Sie allein müssen für die zurückliegenden Monate die kompletten Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Wozu der Beitragsnachweis dient

Sie müssen die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge Ihrer Mitarbeiter der Einzugsstelle (= jeweilige Krankenkasse) zur Kontrolle rechtzeitig melden.

Rechtzeitig bedeutet hierbei, dass die Meldung spätestens bis zum Fälligkeitszeitpunkt der Sozialabgaben vorliegen muss.

Beachten Sie zudem: Jede Krankenkasse bekommt eine eigene Meldung.

Sind Ihre 23 Mitarbeiter bei sieben verschiedenen Krankenkassen Mitglied, müssen Sie sieben Meldungen abgeben!

Für die Meldung verwenden Sie das Formular „Beitragsnachweis“, das Sie bei Ihrer Krankenkasse erhalten.

Zwischenzeitlich können Sie die Meldung auch elektronisch über das Internet vornehmen – über das Programm sv.net der Krankenkassen. Nähere Informationen erhalten Sie dort.

So führen Sie die Sozialversicherung ab

Sie müssen die gesetzlichen Beiträge zu den unterschiedlichen Zweigen der Sozialversicherung ( Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ) dann an die jeweilige Krankenkasse Ihrer Mitarbeiter als zuständige Einzugsstelle abführen.

Beachten Sie: Sie müssen den Arbeitgeber- und den Arbeitnehmeranteil abführen.

Für die Abführung der Sozialversicherungsabgaben gelten folgende Fristen:

Beachten Sie auch Folgendes: Als Lohnabrechnungszeitraum wird in der Sozialversicherung der Monat betrachtet, in dem das Arbeitsentgelt verdient wurde. Ob Sie das Entgelt verspätet auszahlen, spielt keine Rolle.

Sie müssen stattdessen die Lohnabrechnung für Juni berichtigen.

Steuerlich gilt in diesem Fall: Da im Steuerrecht das Zuflussprinzip gilt, ist der Lohnabrechnungszeitraum der Monat, in dem ein Arbeitnehmer seinen Lohn auch tatsächlich erhält.

Was Ihr Mitarbeiter wann wie erhält

Lohn bzw. Gehalt durch Überweisung oder Barzahlung?

Grundsätzlich ist die Arbeitsvergütung bar auszuzahlen. Einen Scheck oder einen Wechsel kann Ihr Mitarbeiter daher zurückweisen.

Zudem dürfen Sie Ihre (gewerblichen) Arbeitnehmer nur in Geld bezahlen, wenn Sie dies im Interesse Ihres Mitarbeiters vereinbart haben.

Sie können also vereinbaren, dass Ihr Mitarbeiter beispielsweise eine Wohnung zum ortsüblichen Mietpreis oder Lebensmittel zum Anschaffungspreis unter Anrechnung der Lohnzahlung erhält. Der Wert der Sachleistungen darf aber die Höhe des pfändbaren Teils des Arbeitsentgelts nicht übersteigen.

Im Regelfall vereinbaren Sie aber mit Ihrem Mitarbeitern eine bargeldlose Lohnzahlung durch Überweisung auf ein entsprechendes Konto.

Die bargeldlose Zahlung kann aber auch tarifvertraglich vorgegeben sein.

Achtung: Falls Sie einen Betriebsrat haben, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung der bargeldlosen Lohnauszahlung.

Unter Umständen können Sie dann sogar zur Tragung der Kontoführungsgebühr Ihrer Mitarbeiter verpflichtet werden.

Lohn- und Gehaltsabrechnungszettel

Sie müssen Ihrem Arbeitnehmern mit der Zahlung der Vergütung eine Verdienstbescheinigung aushändigen. Aus der Abrechnung muss mindestens die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts und den Abrechnungszeitraum enthalten. Mindestangaben zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts:

• Art und Höhe von Zuschlägen bzw. Zulagen

• Sonstige Vergütungen

• Art und Höhe der Abzüge

• Abschlagszahlungen bzw. Vorschüsse

Die Verpflichtung zur Erstellung einer Abrechnung entfällt aber, wenn sich gegenüber dem Vormat keine Änderung ergeben. (Tarif-) Vertraglich kann aber eine monatliche Abrechnung vereinbart werden.

Lohnsteuerkarte und Lohnsteuerbescheinigung

Nach Ende eines Kalenderjahres oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen Sie Ihrem Mitarbeiter zudem seine Lohnsteuerkarte mit einem Eintrag der steuerlichen Abzüge aushändigen.

Wenn Sie keine Lohnsteuerkarte bekommen haben, z.B., weil Sie eine Pauschalsteuer abgeführt haben, müssen Sie die Bescheinigung auf einem bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt erhältlichen Vordruck, der Lohnsteuerbescheinigung, vornehmen.

Für die pauschale Versteuerung bei geringfügig oder kurzfristig Beschäftigten brauchen Sie aber keine Lohnsteuerbescheinigung. Es genügt etwa die Bescheinigung auf der Freistellungsbescheinigung.

Welche Aufzeichnungen und Meldungen sonst erforderlich sind

Lohnkonto

Das Lohnkonto ist der Hauptbestandteil der Lohnunterlagen, die Sie für Ihre Arbeitnehmer – einschließlich Aushilfen und Teilzeitkräfte – führen müssen.

Es handelt sich hierbei nicht um ein Finanzkonto.

In das Lohnkonto werden bei jeder Lohnabrechnung vielmehr die Art und die Höhe des steuerpflichtigen und steuerfreien Arbeitslohns sowie die einbehaltenen Steuerabzugsbeträge und die einbehaltenen Sozialversicherungsbeiträge eingetragen.

Wann Sie ein Lohnkonto einrichten müssen

Sie müssen für jedes Kalenderjahr und für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto einrichten.

Wie Sie das Lohnkonto gestalten, bleibt aber Ihnen überlassen.

Es empfiehlt sich, für jeden Mitarbeiter entweder eine Karteikarte oder – bei einer maschinellen Lohnabrechnung – ein Stammblatt anzulegen.

Der Inhalt des Lohnkontos ergibt sich aus § 4 LStDV.

Und so könnte ein Lohnkonto aussehen:

Wann Sie ein Lohnkonto abschließen

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder am Ende eines Kalenderjahres‚schließen Sie das Lohnkonto ab. Dann müssen Sie auch auf der Lohnsteuerkarte die erforderlichen Eintragungen machen.

Wie lange Sie das Lohnkonto aufbewahren müssen

Sie müssen das Lohnkonto bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufbewahren.

Erfolgt die letzte Lohnzahlung 2002, sind die Unterlagen bis zum 31.12.2008 aufzubewahren.

An-, Ab- und Unterbrechungsmeldung

Sie müssen unter Angabe Ihrer Betriebsnummer und der Sozialversicherungsnummer Ihres Mitarbeiters verschiedene Meldungen (Anmeldung, Abmeldung, Meldung der Unterbrechung einer Beschäftigung, Jahresmeldung, Meldung geringfügig Beschäftigter usw.) bei der Krankenkasse Ihres Mitarbeiters vornehmen.

Für die Meldungen gibt es bundeseinheitliche Vordrucke („Meldung zur Sozialversicherung“), die Sie bei jeder Krankenkasse erhalten.

Sie können Ihre Meldungen aber auch nach einem Zulassungsverfahren durch Datenübermittlung oder auf maschinell verwertbaren Datenträgern wie Magnetband, Magnetband-Kassette, Diskette oder vergleichbaren Datenträgern (Datenübermittlung) vornehmen.

Informationen dazu erhalten Sie ebenfalls bei der jeweiligen Krankenkasse.

Im Einzelnen gilt:

Anmeldung eines neuen Mitarbeiters

Sie müssen jeden neuen Mitarbeiter, also auch Auszubildende und geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer, innerhalb von zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung unter Angabe der Versicherungsnummer des Mitarbeiters bei der Krankenkasse anmelden, bei der er versichert ist.

Ist Ihr Mitarbeiter noch nicht Mitglied einer Krankenkasse, und benennt er Ihnen innerhalb der Zwei-Wochen-Frist auch keine, können Sie unter den folgenden Krankenkassen wählen:

• AOK

• eine Ersatzkasse mit örtlicher Zuständigkeit für den Beschäftigungs- oder Wohnort des Beschäftigten

• eine zuständige Betriebs- oder Innungskrankenkasse

• die Krankenkasse, bei der vor Beginn der Beschäftigung zuletzt eine Mitgliedschaft oder eine Familienversicherung bestand

• die Krankenkasse, bei der der Ehegatte Ihres Mitarbeiters versichert ist

Meldungen bei Unterbrechung der Beschäftigung

Wenn die Beschäftigung Ihres Mitarbeiters für mindestens einen Kalendermonat unterbrochen wird (z.B. unbezahlter Urlaub), er aber Mitglied der Krankenkasse bleibt, müssen Sie eine Unterbrechungsmeldung machen.

Dies ist etwa bei Bezug von Mutterschaftsgeld oder Erziehungsgeld während der Elternzeit oder Bezug von Krankengeld (nach Ablauf der sechswöchigen Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall), Wehrdienst und ähnlichen Gründen der Fall.

Die Meldung müssen Sie dann innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats der Unterbrechung abgeben.

Frau Maier geht am 6.8. in unbezahlten Urlaub. Die Unterbrechungsmeldung müssen Sie dann spätestens am 14.10. abgeben, wenn der unbezahlte Urlaub länger als einen Kalendermonat dauert.

Abmeldung eines Mitarbeiters

Ebenfalls melden müssen Sie das Ende einer Beschäftigung, also auch das eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses.

Diese Meldung hat innerhalb von sechs Wochen nach Beendigung der Beschäftigung zu erfolgen.

Meldungen für geringfügig Beschäftigte

Sie müssen ebenfalls den Beginn und das Ende von geringfügig entlohnten und kurzfristig beschäftigten Mitarbeitern melden.

Jahresmeldungen

Für Ihren Mitarbeiter, dessen Arbeitsverhältnis über den 31.12. hinaus fortbesteht, müssen Sie zum Abgleich der monatlichen Meldungen eine Jahresmeldung an die Krankenkasse machen und das beitragspflichtige Jahresarbeitsentgelt melden.

Eine Jahresmeldung müssen Sie allerdings nicht abgeben, wenn der 31.12. in einen Zeitraum fällt, an dem Sie eine Unterbrechungsmeldung abgeben müssen.

Wie Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zeitsparend durchführen

Sie können die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst (auch durch einen Mitarbeiter) durchführen oder von einem externen Dritten – meist einem Steuerberater – machen lassen. Es gibt aber auch Dienstleistungsunternehmen, die für Sie die vollständige Abrechnung, oder alternativ nur die Verarbeitung der von Ihnen eingegebenen Daten oder auch nur den Druck, die Kuvertierung und den Versand übernehmen.

Die Einschaltung eines Dritten spart Ihnen sicher Zeit, kostet Sie aber pro Lohn- und Gehaltsabrechnung für jeden Arbeitnehmer zwischen 1 und 15 € – je nachdem, in welchem Umfang Sie schon Vorarbeiten (z.B. Buchungen) erledigt haben (vgl. § 34 StBGebV).

Sie müssen zudem berücksichtigen, dass ein Dritter eine Gehaltsabrechnung nur dann ordnungsgemäß durchführen kann, wenn er die erforderlichen Unterlagen und Informationen von Ihnen bekommt.

Die vorbereitenden Maßnahmen (Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsausweis einbehalten, Aufnahme der erforderlichen Daten etc.) müssen Sie also weiterhin in Ihrer Firma erledigen.

Falls Sie die Abrechnung selbst machen, sollten Sie überlegen, ob Sie hierfür bestimmte, auf dem Markt erhältliche Software einsetzen sollten.

Denn: Die Verwendung von Software erspart Ihnen Zeit und Geld bei den täglichen Routinearbeiten.

Checkliste Lohn- und Gehaltsabrechnung

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