Ein vollzeitbeschäftigter Arbeitnehmer kostet Sie viel Geld. Sie müssen nicht nur den Lohn oder das Gehalt für den Mitarbeiter bezahlen – auch die Lohnnebenkosten schlagen kräftig zu Buche.

Bei kurzfristig Beschäftigten können Sie hingegen viel sparen: Nicht nur, dass Sie diese Mitarbeiter lediglich im Bedarfsfall einsetzen (Schlussverkauf, Saisonarbeit, Erntetätigkeit usw.), auch steuer- und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten machen diese Beschäftigungsart sehr attraktiv.

Wir haben Ihnen in diesem Beitrag die aktuellen Voraussetzungen eines wirksamen kurzfristigen Beschäftigungsverhältnisses zusammengestellt. Dabei haben wir auch die neuen Geringfügigkeitsrichtlinien der Sozialversicherungsträger vom 25.2.2003 für die Beurteilung geringfügiger Beschäftigungen berücksichtigt.

Inhalt:

• Wann eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt

• Welche zeitlichen Grenzen Sie beachten müssen

• Vorsicht vor kurzfristigen Vorbeschäftigungen

• Wenn die zeitlichen Grenzen überschritten werden

• Wann eine kurzfristige Beschäftigung infrage kommt

• Wie Sie mit kurzfristigen Beschäftigungen Sozialabgaben sparen

• So versteuern Sie die Vergütung von kurzfristig Beschäftigten richtig

• Variante 1: Versteuerung mit Lohnsteuerkarte

• Variante 2: Pauschalversteuerung

• Wie Sie ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis eingehen

• Befristeter Arbeitsvertrag

• Urlaub

• Kündigung

• Mitbestimmung des Betriebsrats

• Wie Sie sich bei kurzfristigen Beschäftigungen absichern

• Wie Sie kurzfristig Beschäftigte richtig an- und abmelden

• Forum

• Weblinks
  

Wann eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt

Eine kurzfristige Beschäftigung ist ein Unterfall der geringfügigen Beschäftigung.

Wenn Sie also einen Mitarbeiter nur für einen sehr kurzen Zeitraum (bis zu zwei Monate) oder nur für einige Tage im Jahr (bis zu 50 Arbeitstage) benötigen, kommt für Sie die Beschäftigungsalternative „kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis“ infrage. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn

• bei Beginn der Beschäftigung feststeht, dass sie nicht länger als zwei Monate am Stück oder insgesamt maximal 50 Arbeitstage innerhalb eines Jahres dauern wird und

• die Tätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird.

Welche Voraussetzungen bei geringfügig entlohnten Beschäftigungen gelten, lesen Sie im Beitrag „Geringfügig Beschäftigte".

Welche zeitlichen Grenzen Sie beachten müssen

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt dann vor, wenn sie ihrer Art nach oder vertraglich auf nicht mehr als zwei Monate bzw. 50 Arbeitstage in einem Jahr begrenzt ist.

• Die Begrenzung der Beschäftigung ihrer Art nach

Die zeitliche Beschränkung ergibt sich hier aus dem Wesen oder dem Umfang der zu verrichtenden Tätigkeit.

• Die vertragliche Begrenzung

Kommt eine Beschränkung der Arbeitsdauer der Art nach nicht infrage, müssen Sie den Zeitraum im Voraus zeitlich fixieren.

• Zeitraum von zwei Monaten bzw. 50 Arbeitstagen im Jahr

Der Zeitraum von zwei Monaten ist dann relevant, wenn Sie Ihre Aushilfe an mindestens fünf Tagen in der Woche für einen Zeitraum von höchstens zwei Monaten „am Stück“ beschäftigen wollen.

Soll die Aushilfe an weniger als fünf Tagen in der Woche und über einen längeren Zeitraum verteilt für Sie tätig sein, gelten die 50 Arbeitstage als Prüfungsmaßstab.

Die 50 Arbeitstage können Sie auch innerhalb eines Zeitrahmens verteilen, z.B. 20 Arbeitstage im Zeitraum Januar bis März und weitere 20 im Zeitraum September bis Oktober.

Wichtig: Ein entsprechender Rahmenarbeitsvertrag darf höchstens eine Laufzeit von einem Jahr haben. Denn eine kurzfristige Beschäftigung scheidet bei regelmäßig wiederkehrenden oder Dauerarbeitsverhältnissen aus – selbst dann, wenn die zeitliche Grenze von 50 Arbeitstagen im Jahr eingehalten wird.

Ein erneuter Rahmenarbeitsvertrag für eine kurzfristige Beschäftigung kommt nur dann infrage, wenn zwischen beiden Verträgen eine mindestens zweimonatige Pause liegt.

Vorsicht vor kurzfristigen Vorbeschäftigungen

Wenn Sie einen Arbeitnehmer im Rahmen eines kurzfristigen Beschäftigungsverhältnisses einstellen wollen, müssen Sie ihn zuvor immer nach eventuellen kurzfristigen Vorbeschäftigungen fragen.

Denn auch innerhalb eines Kalenderjahres darf die Grenze von zwei Monaten bzw. 50 Arbeitstagen nicht überschritten werden.

Beachten Sie: Wäre das Arbeitsverhältnis schon von vornherein auf mehr als 50 Arbeitstage angesetzt, wäre es als normales (sozialversicherungs- und steuerpflichtiges) befristetes Arbeitsverhältnis anzusehen.

Wenn Sie mehrere kurzfristige Beschäftigungen mit einer Arbeitszeit von jeweils mindestens fünf Tagen pro Woche zusammenrechnen müssen, tritt an die Stelle des Zwei-Monats-Zeitraums ausnahmsweise ein Rahmen von 60 Kalendertagen.

Rechnen Sie aber Zeiten kurzfristiger Beschäftigungen mit teilweise weniger als fünf Tagen in der Woche mit Vollzeittagen zusammen, bleibt es bei der Grenze von 50 Arbeitstagen.

Wenn die zeitlichen Grenzen überschritten werden

Die Begrenzung des Beschäftigungszeitraums auf zwei Monate bzw. 50 Arbeitstage pro Jahr muss – wie bereits oben erwähnt – zu Beginn der Tätigkeit feststehen. Ist schon bei Vertragsschluss absehbar, dass die zeitlichen Grenzen überschritten werden, handelt es sich von vornherein um eine versicherungspflichtige Beschäftigung.

Werden die zeitlichen Grenzen aber erst aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse überschritten, bleibt es für den zurückliegenden Zeitraum bei der Bewertung als kurzfristige Beschäftigung.

Aber von dem Tag an, an dem die notwendige Verlängerung des Beschäftigungsverhältnisses klar ist, wird das Beschäftigungsverhältnis sozialversicherungspflichtig.

Wann eine kurzfristige Beschäftigung infrage kommt

Eine kurzfristige Beschäftigung kommt grundsätzlich nur für eine Aushilfstätigkeit in Betracht. Denn die Beschäftigung darf nur gelegentlich ausgeübt werden und muss von wirtschaftlich untergeordneter Bedeutung sein. Das heißt: Ihre Aushilfe darf die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausüben.

Um zu klären, ob eine Berufsmäßigkeit vorliegt, helfen Ihnen folgende Abgrenzungskriterien:

• Wird bei mehreren (nachfolgenden) Beschäftigungen die zeitliche Grenze von zwei Monaten bzw. 50 Arbeitstagen im Kalenderjahr überschritten, steht dies einer Berufsmäßigkeit gleich. Geringfügig entlohnte Beschäftigungen (400-€-Jobs) werden hierbei jedoch nicht berücksichtigt.

• Wird die Aushilfstätigkeit unter der Geringfügigkeitsgrenze bezahlt (400 € pro Monat), ist die Tätigkeit in jedem Fall nicht als berufsmäßig anzusehen.

Eine Berufsmäßigkeit scheidet auch aus, wenn eine kurzfristige Beschäftigung neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt wird.

Lange Zeit war strittig, ob Studenten außerhalb der Semesterferien eine Aushilfstätigkeit als kurzfristige Beschäftigung (50 Arbeitstage pro Jahr) ausüben können, insbesondere, wenn sie dabei in manchen Wochen mehr als 20 Stunden gearbeitet haben. Eine Besprechung der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger vom 10./11.4.2002 brachte Klarheit: Eine kurzfristige Beschäftigung ist unabhängig von der 20-Stunden-Grenze auch für Studenten möglich.

Wie Sie mit kurzfristigen Beschäftigungen Sozialabgaben sparen

Eine kurzfristige Beschäftigung ist in allen Bereichen der Sozialversicherung (Renten-, Pflege-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung) versicherungsfrei.

Das bedeutet für Sie: Sie brauchen keine Beiträge zur Sozialversicherung abzuführen. Damit müssen Sie bei Ihrem Mitarbeiter keine Abzüge für die Sozialversicherung vornehmen, und Ihr Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung entfällt.

Und noch etwas ist positiv: Anders als bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung (dem so genannten 400-€-Job) spielt die Höhe des Arbeitsentgelts für die Qualifizierung als kurzfristige Beschäftigung keine Rolle. Ihre Aushilfe unterliegt damit keinerlei Verdienstbeschränkungen.

So versteuern Sie die Vergütung von kurzfristig Beschäftigten richtig

Sie haben die Wahl: Sie können die Vergütung aus der kurzfristigen Beschäftigung bei Vorlage der Lohnsteuerkarte individuell oder – ohne Karte – pauschal versteuern.

Variante 1: Versteuerung mit Lohnsteuerkarte

Wie viel Lohnsteuer Sie vom Verdienst einbehalten und an das Finanzamt abführen müssen, hängt von der Vergütungshöhe und der Lohnsteuerklasse Ihrer Aushilfe ab. Die exakten Werte können Sie mithilfe von Lohnsteuertabellen ermitteln, die Sie im Fachhandel erwerben können. Insoweit gibt es keine Besonderheiten gegenüber der Besteuerung von „normalen“ Vollzeitkräften.

Variante 2: Pauschalversteuerung

Alternativ können Sie die Lohnsteuer ohne Lohnsteuerkarte mit einem pauschalen Lohnsteuersatz von 25 Prozent erheben. Bei Saisonaushilfen, die in der Landwirtschaft beschäftigt werden, beträgt der Steuersatz nur 5 Prozent.

Beachten Sie: Bei der kurzfristigen Beschäftigung gibt es – anders als bei den geringfügig entlohnten Beschäftigten (400-€-Job) – zwar keine Entgeltgrenze, die Sie einhalten müssen. Wollen Sie die Steuer aber pauschalieren, darf

• Ihr Arbeitnehmer nur gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend bei Ihnen beschäftigt sein und

• nur für höchstens 18 zusammenhängende Tage tätig sein und

• der Arbeitslohn 12 € pro Stunde nicht übersteigen

und

• der durchschnittliche tägliche Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer 62 € nicht übersteigen (oder die Beschäftigung muss zu einem unvorhergesehenen Zeitpunkt erforderlich sein) und

• der Arbeitnehmer nicht neben seiner Aushilfstätigkeit zugleich eine lohnsteuerpflichtige Beschäftigung bei Ihnen ausüben.

Achtung: Wenn Ihr Bedarf an einer kurzfristigen Arbeitsleistung unvorhersehbar entsteht, brauchen Sie die 62-€ Grenze nicht zu beachten (wohl aber die 12-€-Grenze!).

Achtung: Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber gegenüber dem Finanzamt Schuldner der pauschalen Lohnsteuer!

Die Pauschalierung ist dann interessant, wenn Sie mit der Übernahme der Steuerpauschale einen Beschäftigungsanreiz bezwecken.

Es besteht aber die Möglichkeit, dass Sie mit Ihrem Mitarbeiter vertraglich vereinbaren, dass er die Steuer übernimmt.

Dennoch: Die Versteuerung über die Lohnsteuerkarte ist für Ihre Aushilfe aber meist günstiger als die Übernahme der Pauschalsteuer. Denn anders als bei der Pauschalsteuer, die in jedem Fall beim Finanzamt verbleibt, kann die Aushilfe die abgeführte Lohnsteuer mit ihrer Einkommensteuererklärung vom Finanzamt wieder vollständig zurückerhalten. Voraussetzung ist, dass die Einkünfte aus der kurzfristigen Beschäftigung zusammen mit eventuellen anderen Einkünften den Grundfreibetrag nicht überschreiten.

Wie Sie ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis eingehen

Ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis ist ein Arbeitsverhältnis mit allen Rechten und Pflichten – genau wie bei einer normalen Vollzeitkraft. Demnach sind auch die arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften wie bei anderen Arbeitnehmern anwendbar (Urlaub, Entgeltfortzahlung etc.).

Befristeter Arbeitsvertrag

Da das kurzfristige Beschäftigungsverhältnis schon vom Wortlaut her nicht auf Dauer angelegt ist, schließen Sie hier einen befristeten Arbeitsvertrag ab.

Zwar gibt es keine Vorschrift, wonach Sie einen Arbeitsvertrag mit einer Aushilfe schriftlich abschließen müssen. Zumindest aber die Vereinbarung der Befristung muss – damit sie wirksam ist – der Schriftform entsprechen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass die als kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis geplante Aushilfstätigkeit zu einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis wird.

Und soll die Zusammenarbeit länger als einen Monat laufen, sind Sie verpflichtet, neben der Befristungsvereinbarung auch die wesentlichen Vertragsbedingungen Lchriftlich niederzulegen und Ihrem Mitarbeiter spätestens nach einem Monat auszuhändigen.

Einen gesonderten Nachweis können Sie sich aber sparen, wenn Sie den Arbeitsvertrag schriftlich abschließen.

Urlaub

Ihr kurzfristiger Mitarbeiter hat einen Urlaubsanspruch, wenn das Beschäftigungsverhältnis für einen Monat oder länger abgeschlossen wird.

• Urlaub bei kompaktem Einsatz (bis zwei Monate)

Setzen Sie die Aushilfe vollschichtig (= mindestens fünf Arbeitstage pro Woche) für bis zu zwei Monate „am Stück“ ein, berechnen Sie den Urlaub nach dem Zwölftelungsprinzip. Das bedeutet: Ihr Mitarbeiter hat für jeden vollen Monat seiner Beschäftigung bei Ihnen Anspruch auf 1/12 seines Jahresurlaubs. Der volle Monat muss dabei nicht zwingend der Kalendermonat sein.

• Urlaub bei tageweisem Einsatz (bis 50 Arbeitstage)

Hier berechnen Sie den Urlaub nach folgender Formel:

Zahl der Arbeitstage der Aushilfe im Jahr x Jahresurlaub / Zahl der Arbeitstage der Vollzeitkräfte

Kündigung

Den mit Ihrer kurzfristigen Aushilfe abgeschlossenen befristeten Arbeitsvertrag können Sie nur dann vor dem Befristungszeitpunkt beenden, wenn Sie sich eine vorzeitige ordentliche Kündigungsmöglichkeit vertraglich vorbehalten haben – etwa durch folgende Formulierung:

Grundsätzlich gelten auch bei einem kurzfristigen Beschäftigungsverhältnis die esetzlichen Kündigungsfristen, das heißt, vier Wochen zum 15. bzw. zum Monatsende. Andere Regelungen, etwa in Tarifverträgen, sind möglich. Es gibt aber zwei Möglichkeiten, die Kündigungsfrist abzukürzen:

• Kürzere Kündigungsfrist durch eine Probezeitvereinbarung

Haben Sie eine Probezeit vereinbart, gilt eine Kündigungsfrist von zwei Wochen.

• Kürzere Kündigungsmöglichkeiten in Aushilfsarbeitsverhältnissen

In einem Aushilfsarbeitsverhältnis von bis zu drei Monaten Dauer – also auch bei kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen von bis zu zwei Monaten – können Sie die Kündigungsfrist vertraglich beliebig vereinbaren – bis hin zur fristlosen Kündigung.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Wenn Sie einen Betriebsrat haben und mehr als 20 Arbeitnehmer in Ihrem Unternehmen beschäftigen, benötigen Sie vor der Einstellung eines kurzfristig beschäftigten Mitarbeiters die Zustimmung des Betriebsrats.

Es kann jedoch – besonders im öffentlichen Dienst – Regelungen geben, wonach die Zustimmungspflicht von einer „Eingliederung in die Dienststelle“ abhängig ist. Bei kurzfristig Beschäftigten kann eine Eingliederung im Regelfall jedoch verneint werden.

Wie Sie sich bei kurzfristigen Beschäftigungen absichern

Eine kurzfristige Beschäftigung ist – wie schon erwähnt – in der Sozialversicherung beitragsfrei. Dies gilt aber nur dann, wenn der Arbeitnehmer keine anderen Beschäftigungsverhältnisse aufnimmt, die bei einer Zusammenrechnung eine Beitragspflicht auslösen würden.

Lassen Sie sich also bei Tätigkeitsbeginn schriftlich zusichern, dass Ihr kurzfristig Beschäftigter in keinem weiteren kurzfristigen Beschäftigungsverhältnis steht. Zudem sollten Sie sich unterschreiben lassen, dass Sie über etwaige weitere kurzfristige Tätigkeiten umgehend informiert werden.

Verstößt Ihre Aushilfe gegen diese Vereinbarung, können Sie Ihren Mitarbeiter in Regress nehmen, wenn die Krankenkasse wegen einer Beschäftigungszusammenrechnung Beiträge zur Sozialversicherung nacherheben sollte.

Wie Sie kurzfristig Beschäftigte richtig an- und abmelden

Auch wenn die Aushilfe nur kurz bei Ihnen ist: Ohne zusätzlichen „Papierkram“ geht es nicht.

So müssen Sie Ihren kurzfristig Beschäftigten der Minijob-Zentrale melden. Lediglich die Jahresmeldung entfällt.

Wenn Ihre Aushilfe mit ihrer Tätigkeit beginnt, müssen Sie sich zudem den Sozialversicherungsausweis vorlegen lassen.

Wenn Ihr Mitarbeiter seinen Ausweis nicht spätestens bei Beschäftigungsbeginn vorlegt, müssen Sie dies noch am selben Tag der Minijob-Zentrale melden.

Beträge im Forum

• Dauer und Grund der Befristung eines Arbeitsvertrages

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