In diesem Artikel geht es um die 3 wichtigsten Mittel, mit denen Sie ein Fehlverhalten Ihrer Mitarbeiter rechtssicher beanstanden können, denn wenn Ihre Mitarbeiter gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstoßen, sollten Sie reagieren. Tun Sie das nicht, besteht immer die Gefahr, dass das Fehlverhalten zur Regel wird und Ihre Arbeitnehmer die Grenzen immer weiter stecken. Zudem können sich durch Ihre Nichtreaktion die arbeitsvertraglichen Pflichten zu Ihrem Nachteil ändern. Dulden Sie etwa die von Ihnen unerwünschte private Telefonnutzung Ihrer Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum, können Sie später solche Privattelefonate nicht einfach sanktionieren.

Inhalt:

• Auf welche Weise Sie arbeitsvertraglichen Pflichtverstößen begegnen können
• Die Rüge
• Die Ermahnung
• Die Abmahnung
•    Wann eine Abmahnung erforderlich ist - und wann nicht
•    Wann eine Abmahnung zulässig ist
•    Welchen Inhalt Ihre Abmahnung haben muss
•    Wer abmahnen darf
•    Wie viele Abmahnungen Sie aussprechen müssen
•    Welche Fristen Sie einhalten müssen
•    Wie Sie den Zugang sicherstellen
•    Welche Folgen die Abmahnung für eine Kündigung hat
•    Wie lange eine Abmahnung Wirkung entfaltet
•    Wann Sie eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen müssen
•    Wenn Sie einen Betriebsrat haben
• Wann Sie abmahnen sollten bzw. können
• Weblinks
  

Auf welche Weise Sie arbeitsvertraglichen Pflichtverstößen begegnen können

Wenn Sie mit dem Verhalten eines Mitarbeiters unzufrieden sind, haben Sie – im Vorfeld einer Kündigung – eine Reihe von abgestuften Reaktionsmöglichkeiten:

• Rüge
• Ermahnung
• Abmahnung

Beachten Sie dabei: Vor Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung ist – als milderes Mittel, um Ihren Mitarbeiter wieder auf den richtigen Weg zu bringen – im Regelfall eine Abmahnung erforderlich („Ultima-ratio-Prinzip“). Rüge und Ermahnung als „geringere Strafen“ reichen hierfür nicht aus. Diese beiden Sanktionsmöglichkeiten verwenden Sie dementsprechend bei leichteren Vergehen.

Die Rüge

Teilen Sie einem Mitarbeiter ohne Androhung weiterer möglicher Konsequenzen Ihre Unzufriedenheit – etwa über seine unterdurchschnittliche Arbeitsleistung – mit, handelt es sich rechtlich gesehen um eine so genannte Rüge (auch Vorhaltung genannt).

Sofern Sie die Rüge sachlich und mit Argumenten belegt vortragen, kann schon diese zu einem Umdenken bei Ihrem Mitarbeiter führen.

Mit einer Rüge können Sie „offiziell“ auf ein leichteres Fehlverhalten reagieren. Die Abmahnung kann in solchen Fällen übertrieben sein, weil Sie bei ihr auch gleich mit der Kündigung drohen müssen.

Ob Sie es bei einer Rüge belassen wollen oder im Einzelfall lieber zu einer Ermahnung oder Abmahnung greifen wollen, hängt sicher auch von der Einsicht Ihres Mitarbeiters in sein Fehlverhalten ab. Je geringer diese ist, desto härter sollte Ihre Strafe ausfallen.

Gegen die Rüge kann sich Ihr Arbeitnehmer übrigens nicht gerichtlich wehren, denn Ihr Recht zur Rüge ist von Ihrem Recht auf freie Meinungsäußerung gedeckt.

Die Ermahnung

Auch mit einer Ermahnung bringen Sie Ihre Missbilligung eines bestimmten Verhaltens Ihres Arbeitnehmers zum Ausdruck.

Von der Rüge unterscheidet sich die Ermahnung durch ihren offiziellen Anstrich: Sie wird meist schriftlich abgefasst. Zusätzlich fordern Sie Ihren Mitarbeiter auf, sein Fehlverhalten künftig zu unterlassen.

Der Unterschied zu einer offiziellen Abmahnung besteht darin, dass Sie bei einer Ermahnung (noch) nicht mit einer Kündigung drohen. Die Ermahnung ist daher weniger scharf als die Abmahnung.

Dem „Vorbehalt weiterer Schritte“ lässt sich nicht entnehmen, dass im Wiederholungsfalle der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Dieser Hinweis lässt Art und Inhalt der weiteren Schritte völlig offen; demnach kann eine solche Formulierung auch nicht als Abmahnung gewertet werden.

Der Vorteil der Ermahnung liegt darin, dass Sie sie auch bei Anlässen aussprechen und zur Personalakte nehmen können, bei denen eine Abmahnung nicht angemessen wäre.

Bei geringfügigen Vertragsverstößen oder einer reinen gefühlsmäßigen Unzufriedenheit sollten Sie aufgrund des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes vor einer Abmahnung immer erst eine Rüge bzw. eine Ermahnung aussprechen.

Die Abmahnung

Der große Unterschied zwischen der Abmahnung und den beiden anderen Sanktionsmöglichkeiten besteht darin, dass nur sie – vor Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung – als die erforderliche „letzte Warnung“ anerkannt ist.

Das setzt allerdings auch voraus, dass die Abmahnung ganz bestimmte inhaltliche Voraussetzungen erfüllen muss, etwa die konkrete Androhung einer verhaltensbedingten Kündigung für den Fall der Wiederholung eines pflichtwidrigen Verhaltens.

Die Abmahnung beinhaltet deshalb zwingend zwei wichtige Komponenten:

Sprechen Sie eine Abmahnung also keinesfalls leichtfertig aus. Eine Abmahnung ist nur bei schweren Vertragsverletzungen oder in den Fällen angebracht, in denen Ihre Rüge oder Ermahnung nicht gefruchtet hat.

Da die Abmahnung auch viel weiter als die Rüge oder eine Ermahnung in die rechtliche Sphäre Ihres Arbeitnehmers eingreift, ist sie gerichtlich angreifbar.

Wann eine Abmahnung erforderlich ist - und wann nicht

Bei Pflichtverletzungen im Leistungsbereich müssen Sie vor einer Kündigung immer abmahnen. Zum Leistungsbereich zählen etwa Bummelei, Zuspätkommen, Nichtbefolgung von Anweisungen und Verboten, verspätete Abgabe von Krankmeldungen etc.

Bei Pflichtverletzungen im Vertrauensbereich, etwa dem Verrat von Betriebsgeheimnissen, der Annahme von Schmiergeldern, Spesenbetrug usw., können Sie direkt, also ohne vorherige Abmahnung kündigen.

Ausnahme: Ihr Mitarbeiter darf damit rechnen, dass Ihr Vertrauen trotz des Pflichtverstoßes im Vertrauensbereich wiederhergestellt werden kann (z.B. Bagatellverstöße).

Doch Vorsicht: In so einem Fall sollten Sie Zeugen für das unbelehrbare Verhalten des Mitarbeiters haben. Nur so sind Sie gewappnet, falls der Mitarbeiter später behauptet, bei einer Abmahnung hätte er sein Verhalten sicher geändert.

Ebenso ist die Abmahnung entbehrlich, falls Ihr Mitarbeiter ein Verhalten an den Tag legt, bei dem jedem klar ist, dass Sie es als Arbeitgeber keinesfalls akzeptieren werden. Hierzu gehört etwa das Einstempeln an der Stechuhr für einen nicht anwesenden Kollegen.

Wenn Ihr Mitarbeiter keinen Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz hat – sei es, weil Sie nicht mehr als fünf Mitarbeiter beschäftigen, sei es weil Ihr Mitarbeiter noch keine sechs Monate in Ihrem Unternehmen beschäftigt ist –, benötigen Sie für eine fristgerechte Kündigung ebenfalls keine vorherige Abmahnung.

Unterliegt Ihr Mitarbeiter aber einem besonderen Kündigungsschutz – etwa nach dem Mutterschutzgesetz –, und wollen Sie Ihrem Arbeitnehmer verhaltensbedingt kündigen, ist eine vorher ausgesprochene Abmahnung für die Wirksamkeit der Kündigung Voraussetzung. Das Gleiche gilt, wenn Sie einem Mitarbeiter fristlos kündigen wollen.

Wann eine Abmahnung zulässig ist

Eine Abmahnung kommt nur in Betracht, wenn der Grund für die Abmahnung generell als Kündigungsgrund geeignet ist.

Liegt hingegen kein kündigungsrelevanter Verstoß gegen rechtliche Pflichten vor, scheidet auch eine Abmahnung aus.

Auch muss der Abmahnungsgrund eine gewisse Relevanz haben: Wegen einer Lappalie können Sie keine rechtserhebliche Abmahnung aussprechen.

Welchen Inhalt Ihre Abmahnung haben muss

Hinweisfunktion:

Ihr Mitarbeiter muss allein aus der Abmahnung erkennen können, welches Fehlverhalten Sie rügen und er in Zukunft ändern oder unterlassen soll.

• Beschreiben Sie dazu so präzise wie möglich das Fehlverhalten Ihres Arbeitnehmers. Halten Sie genau den Tag, die Uhrzeit und den Ort des Fehlverhaltens fest.
• Erläutern Sie genau, was Sie hieran beanstanden.

Warnfunktion:

Sie müssen Ihrem Arbeitnehmer klar machen, dass Sie künftig eine Einhaltung Ihrer bzw. der vertraglichen Vorgaben erwarten und eine Wiederholung des in der Abmahnung konkret aufgeführten Fehlverhaltens zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen kann.

Achtung: Nach der Rechtsprechung ist grundsätzlich die Androhung kündigungsrechtlicher Schritte notwendig.

Wer abmahnen darf

Im Übrigen hängt die Befugnis von Ihrer Stellung im Betrieb ab. So sind Sie etwa als Geschäftsführer oder Vorstand einer juristischen Person (GmbH, AG) abmahnungsberechtigt.

Gleiches gilt, wenn Sie Prokurist und/oder Leiter der Personalabteilung sind und Personalentscheidungen typischerweise in Ihren Verantwortungsbereich fallen.

Wie viele Abmahnungen Sie aussprechen müssen

Grundsätzlich gibt es keine feste Regel, wie viele Abmahnungen Sie vor einer Kündigung aussprechen müssen.

Bei schweren Verfehlungen genügt ohne Zweifel schon eine einzige vorherige Abmahnung, um beim nächsten Verstoß kündigen zu können. Weniger gravierende Pflichtverstöße erfordern dagegen mindestens zwei oder drei Abmahnungen.

Hüten Sie sich allerdings auch davor, zu viele Abmahnungen auszusprechen, denn eine „Abmahnungsflut“ schwächt die Warnfunktion einer Abmahnung erheblich ab und kann diese sogar außer Kraft setzen. Ihre Abmahnungen wären dann hinfällig und für eine spätere Kündigung nicht zu gebrauchen.

Welche Fristen Sie einhalten müssen

Dennoch sollten Sie mit einer Abmahnung nicht unbegrenzt lange warten. Denn wenn Sie nicht auf einen Vorfall reagieren, kann Ihnen dies schon nach wenigen Wochen als „Verzeihen“ ausgelegt werden. Es besteht dann die Gefahr, dass Ihr Recht zur Abmahnung verwirkt ist.

Welcher Zeitraum zur Verwirkung führt, ist vom Einzelfall abhängig. Spätestens nach einjährigem Zuwarten müssen Sie aber mit einer Verwirkung rechnen.

Wie Sie den Zugang sicherstellen

• Können Sie Ihrem Mitarbeiter die schriftliche Abmahnung persönlich übergeben, lassen Sie sich den Empfang quittieren.
• Ist eine persönliche Übergabe nicht möglich, stellen Sie die Abmahnung am besten per Boten, der vom Inhalt des Schreibens Kenntnis haben sollte oder durch Einschreiben mit Rückschein zu.
  

Welche Folgen die Abmahnung für eine Kündigung hat

Haben Sie ein bestimmtes Fehlverhalten abgemahnt, so ist damit dieser abgemahnte Vorfall als Kündigungsgrund verbraucht. Das heißt: haben Sie wegen eines bestimmten Vorfalls abgemahnt, können Sie diesen konkreten Sachverhalt nicht mehr zur Begründung einer Kündigung heranziehen.

Gerade wenn Sie vor der Wahl stehen, ob Sie abmahnen oder gleich kündigen, sollten Sie sich genau überlegen, wie Sie sich entscheiden:

Ebenfalls ist ein Kündigungsgrund verbraucht, wenn zunächst der Vorgesetzte abgemahnt und später die Personalabteilung – in Unkenntnis der Abmahnung – aus demselben Grund gekündigt hat.

Wie lange eine Abmahnung Wirkung entfaltet

Eine bestimmte Regelfrist für eine „Wohlverhaltensphase“ gibt es aber nicht. Es sind immer die Umstände des Einzelfalls maßgeblich.

Folgende Faustregel können Sie aber heranziehen: Bei einer geringen Pflichtverletzung hat sich eine Abmahnung regelmäßig nach einem Zeitraum von etwa zweieinhalb Jahren erledigt.

Wann Sie eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen müssen

Vorsicht Falle: Stützen Sie eine Abmahnung auf mehrere Vertragsverstöße („Sammelabmahnung“), ist Ihre Abmahnung insgesamt ungerechtfertigt, wenn nur eine einzige der aufgeführten Pflichtverletzungen nicht zutrifft oder beweisbar ist.

• Für einen Arbeitnehmer besteht keine Verpflichtung und keine Notwendigkeit, gegen die Richtigkeit einer Abmahnung gerichtlich vorzugehen. Er kann deren Rechtmäßigkeit zu jeder Zeit in einem späteren Kündigungsschutzprozess bestreiten.
• Falls der Arbeitnehmer diese Erklärung nicht unterschreiben will, sollten Sie ihn auffordern, Ihnen seine Einwände schriftlich zu nennen. Verpflichtet ist der Arbeitnehmer dazu aber nicht.

Unabhängig davon hat Ihr Mitarbeiter das Recht, eine Gegendarstellung zur Personalakte nehmen zu lassen. Voraussetzung: Die Gegendarstellung bezieht sich auf die Abmahnung und ist sachlich begründet.

Erst wenn Sie die Abmahnung aus der Personalakte entfernen und sie ihre Wirksamkeit verliert, dürfen Sie auch die Gegendarstellung herausnehmen.

Eine Abmahnung müssen Sie immer dann aus der Personalakte entfernen, wenn sie sich erledigt hat, also nach etwa zweieinhalb Jahren bzw. wenn Sie dazu verurteilt worden sind.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit kann es aber sinnvoll sein, Ihren Betriebsrat über eine bevorstehende Abmahnung zu informieren, denn so kann der Betriebsrat ebenfalls auf den Arbeitnehmer einwirken, damit dieser zu einer ordnungsgemäßen Arbeitsleistung zurückkehrt oder sein Fehlverhalten künftig unterlässt.

Wann Sie abmahnen müssen bzw. können:

• Ihr Mitarbeiter hat einen Vertragsverstoß begangen, der Sie zu einer Kündigung berechtigen würde.
• Diesen Vertragsverstoß können Sie mit genauen Fakten belegen und ggf. beweisen.
• Der Vertragsverstoß liegt weniger als ein Jahr zurück.
• Ermahnung oder Rüge sind nicht ausreichend.
• Die Abmahnung ist unverzichtbar.
• Sie sind abmahnungsberechtigt.

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