Betriebsprüfungen stehen von Zeit zu Zeit in nahezu jedem Unternehmen an. Mal ist es das Finanzamt, mal der Rentenversicherungsträger, die bei Ihnen vor der Tür stehen. Sie müssen aber auch mit einer Prüfung durch Ihre Berufsgenossenschaft oder das Arbeitsamt rechnen.

Damit Sie für diese Fälle gut gewappnet sind, sollten Sie sich mit dem Thema Betriebsprüfung nicht erst befassen, wenn der Prüfer vor der Tür steht. Wenn Sie wissen, worauf es den Prüfern ankommt, können Sie Fehler schon im Vorfeld vermeiden und einer Prüfung gelassen ins Auge sehen.

Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

• welche Prüfungen auf Sie zukommen können,

• was geprüft wird,

• wie die Prüfungen ablaufen,

• was Sie zur optimalen Vorbereitung tun können und

• wie Sie sich richtig verhalten.

Inhalt:

• Wenn das Finanzamt Sie prüft

• Was das Finanzamt prüft

• Trinkgelder

• Welche Zeiträume geprüft werden können

• So bereiten Sie sich auf die Prüfung vor

• Wie die Prüfung abläuft

• So verhalten Sie sich während der Prüfung richtig

• Wenn es zu Beanstandungen kommt

• Die sozialversicherungsrechtliche Prüfung

• Was die Sozialversicherungsträger prüfen

• So bereiten Sie sich auf die Prüfung vor

• So läuft die Prüfung ab

• So verhalten Sie sich richtig

• Wenn die Prüfung zu Berichtigungen führt

• Die berufsgenossenschaftliche Prüfung

• Was die Berufsgenossenschaften prüfen

• So bereiten Sie sich auf die Prüfung vor

• So läuft die Prüfung ab

• Diese Konsequenzen kann die Prüfung für Sie haben

• Die Prüfung durch das Arbeitsamt

• Was das Arbeitsamt prüft

• So bereiten Sie sich auf eine Prüfung durch das Arbeitsamt vor

• So läuft die Prüfung ab

• So verhalten Sie sich richtig

• Wenn die Prüfung zu Beanstandungen führt

Wenn das Finanzamt Sie prüft

Was das Finanzamt prüft

Als Arbeitgeber sind Sie bekanntlich für die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer verantwortlich.

Ob Sie dies richtig und vollständig getan haben, kann das Finanzamt entweder im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung oder einer allgemeinen Betriebsprüfung feststellen. Geprüft wird hier im Einzelnen, ob Sie als Arbeitgeber für alle Arbeitnehmer, die der Lohnsteuer unterliegen, auch tatsächlich Lohnsteuer abgeführt haben und ob Sie dabei die gesamte steuerpflichtige Vergütung erfasst haben. Dabei wird der Prüfer die folgenden Punkte wegen ihrer Fehleranfälligkeit besonders gerne aufgreifen:

Freie Mitarbeiter

Sind Ihre freien Mitarbeiter tatsächlich selbstständig oder vielleicht doch abhängig Beschäftigte, für die Sie dann auch Lohnsteuer einbehalten und abführen müssen?
Vor allem, wenn Ihr scheinbar 'freier' Mitarbeiter seine Einnahmen nicht ordnungsgemäß versteuert hat, können Sie in diesem Fall für die nicht oder nicht vollständig gezahlte Steuer Ihres Mitarbeiters haftbar gemacht werden.

Familienangehörige

Ob Familienangehörige als Arbeitnehmer steuerlich anerkannt werden, hängt davon ab, ob sie auch ernsthaft und tatsächlich beschäftigt werden. Sie dürfen Ihr Familienmitglied nicht anders behandeln als Ihre restlichen Mitarbeiter.

Pauschal versteuerte geringfügig Beschäftigte

Wenn Sie die Vergütung von geringfügig entlohnten Beschäftigten bzw. Aushilfslöhne bei kurzfristig Beschäftigten pauschal versteuert haben, wird überprüft, ob die Voraussetzungen hierzu vorlagen.
Was Sie bei der Versteuerung von geringfügig Beschäftigten beachten müssen, lesen Sie im Beitrag Geringfügig entlohnte Beschäftigte.

Sachzuwendungen, steuerfreie und pauschal versteuerte Vergütungsbestandteile, Sonderzahlungen

Überprüft wird z.B. die korrekte Versteuerung von

• Abfindungen

• Aufmerksamkeiten

• Aufwandsentschädigungen

• Auslagenersatz

• Auslösungen

• Beihilfen

• Berufskleidung

• Betriebsveranstaltungen

• Darlehen

• Deputaten

• Direktversicherungen

• Fahrtkostenersatz

• Fehlgeldentschädigungen

• Firmenwagen

• Geburts-, Heirats- und Sterbebeihilfen

• Gratifikationen

• Gruppenunfallversicherungen

• Heimarbeiterzuschlägen

• Jubiläumsgeschenken

• Mahlzeiten

• Mehrarbeitszuschlägen

• Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit

• Pensionskassenbeiträgen

• Provisionen

• Rabatten

• Reisekostenersatz

• Sammelbeförderungen

• Tantiemen

• Umzugs kosten, Unterkunft und Verpflegung

• Urlaubsgeldern

• vermögenswirksamen Leistungen

• Weihnachtsgeld

• Werkzeuggeld

Trinkgelder

Falls Ihre Mitarbeiter regelmäßig Trinkgelder bekommen, wird überprüft, ob Sie die Lohnsteuer für diese Trinkgelder einbehalten und abgeführt haben, soweit sie den Freibetrag übersteigen.

Welche Zeiträume geprüft werden können

Großbetriebe überprüft das Finanzamt lückenlos. Es bleiben also keine ungeprüften Zeiträume übrig; ein Prüfungszeitraum schließt sich nahtlos an den nächsten an (so genannte Anschlussprüfung). Als Großbetrieb gilt z.B. ein Handelsbetrieb mit einem Umsatzerlös von mehr als 6,08 Mio. Euro.

Bei Klein- und Mittelbetrieben ist eine Anschlussprüfung zwar ebenfalls denkbar, sie kommt aber in der Praxis nicht häufig vor. Hier werden in der Regel nicht mehr als die letzten drei zusammenhängenden Besteuerungszeiträume geprüft.

Das müssen nicht unbedingt die letzten drei Jahre vor der Prüfung, sondern können auch drei beliebig aufeinander folgende Jahre innerhalb der üblichen Festsetzungsverjährung von vier Jahren sein (wurde die Steuer leichtfertig verkürzt, beträgt die Festsetzungsverjährung fünf, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre).

Das Finanzamt kommt im September 2001 zur Prüfung. Im Normalfall können dann entweder die Jahre 1997 bis 1999 oder die Jahre 1998 bis 2000 geprüft werden.

Der Prüfer kann auch mehr als drei Jahre prüfen, wenn er damit rechnet, dass sich dadurch erhebliche Steuernachforderungen ergeben. Bei mittleren Betrieben ist das der Fall, wenn Sie auf Grund der erweiterten Prüfung mindestens 1.533,80 Euro mehr Steuern zahlen müssten. Bei Klein- und Kleinstbetrieben reichen Mehrsteuern von ca. 511,29 Euro aus, um eine Verlängerung des Prüfungszeitraums zu begründen.

Achtung: Für eine Erweiterung des Prüfungszeitraums ist eine erneute begründete Prüfungsanordnung notwendig. Begründen muss der Prüfer auch, wenn er nicht drei zusammenhängende Jahre, sondern wie im oberen Beispiel etwa die Jahre 1997, 1999 und 2000 prüfen will.

So bereiten Sie sich auf die Prüfung vor

Bevor Ihr Unternehmen geprüft wird, müssen Sie in jedem Fall eine schriftliche Prüfungsanordnung erhalten. Dieser können Sie

• den Prüfungszeitpunkt,

• den Prüfungszeitraum,

• den Umfang der Prüfung,

• den Prüfungsort und

• den Namen des Prüfers

entnehmen. Die Prüfungsanordnung muss Ihnen eine angemessene Zeit zur Vorbereitung auf die Prüfung lassen, in der Regel etwa zwei Wochen.

In der Praxis setzt sich der Prüfer oft vorab telefonisch mit Ihnen in Verbindung, um den Termin abzusprechen. Soweit durch die telefonische Vereinbarung eines früheren Termins Ihre Vorbereitungszeit nicht verkürzt wird, ist dagegen nichts einzuwenden – insbesondere weil so oft gleich ein für beide Seiten günstiger Prüfungszeitpunkt festgelegt werden kann. Vergessen Sie bei der Terminplanung aber nicht, gegebenenfalls Ihren Steuerberater einzubinden. Besonders im Einführungs- und im Schlussgespräch sollte er als Experte unbedingt anwesend sein.

Reicht Ihre Vorbereitungszeit nicht, beantragen Sie umgehend, den Termin zu verschieben. Dies ist auch aus anderen wichtigen Gründen möglich, z.B. weil Sie oder Ihr Steuerberater krank oder im Urlaub sind, weil ein neuer Steuerberater sich noch nicht eingearbeitet hat oder auch nur, weil gerade Hochsaison herrscht und Sie sich für die Prüfung bzw. die Vorbereitung darauf nicht ausreichend Zeit nehmen können.

Achtung: Warten Sie mit einem Wunsch nach Verlegung des Prüfungstermins zu lange, vermuten die Finanzbehörden eine Verzögerungstaktik und sperren sich vielleicht. Zudem wirkt sich ein solcher Verdacht negativ auf das Prüfklima aus!

'Steht' der Termin, muss als Nächstes ein geeigneter Arbeitsplatz für den Prüfer gefunden werden, weil die Prüfung im Regelfall – während der üblichen Betriebszeit – in Ihren Betriebsräumen erfolgt. Ist im Betrieb kein geeigneter Raum vorhanden, kann auch im Finanzamt geprüft werden. Eine Prüfung in den Räumen des Steuerberaters kommt nur ausnahmsweise in Betracht.

Der Arbeitsplatz muss auch mit den notwendigen Hilfsmitteln ausgestattet sein. Sorgen Sie deshalb für einen leer geräumten Schreibtisch, einen bequemen Stuhl und eine gute Beleuchtung. Ein eigenes Telefon oder Faxgerät müssen Sie jedoch nicht zur Verfügung stellen. Wenn Sie Ihre Unterlagen auf Datenträgern gespeichert haben, z.B. auf Mikrofilm, müssen Sie die technischen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, um diese Daten lesbar zu machen oder sie ausdrucken zu können.

Sind Prüfungszeitpunkt und Raumfrage geklärt, sollten Sie nun die notwendigen Unterlagen beschaffen und bereitlegen.

Für eine Lohnsteueraußenprüfung sind das insbesondere Lohnsteuerkarten, Lohn- und Gehaltskonten, Lohnjournale, Kassenbücher, Sachkonten, Buchführungsbelege, Bilanzen und Abschlussberichte.

Legen Sie außerdem Personalakten und sonstige Personalunterlagen bereit, die für die Besteuerung von Bedeutung sein können, z.B. Arbeitsverträge,Verträge mit freien Mitarbeitern, Sondervergütungen, Tantiemenzahlungen, Pensionszusagen, Einzelheiten über die Beendigung von Arbeitsverhältnissen, Abfindungen oder Unterlagen zur Überlassung einer Dienstwohnung bzw. eines Firmenwagens.

Diese Unterlagen sollten Sie dem Prüfer aber jeweils nur auf Verlangen vorlegen.

Legen Sie anschließend eine oder mehrere Auskunftspersonen fest, die dem Prüfer bei Fragen zur Verfügung stehen. Wichtig ist, dass diese Personen sich in der zu prüfenden Materie auskennen und auch die Tragweite dessen abschätzen können, was sie weitergeben.

Ganz wichtig: Setzen Sie diejenigen Mitarbeiter darüber in Kenntnis, die dem Prüfer als Auskunftspersonen zur Verfügung stehen sollen.

Auch die übrigen Mitarbeiter sollten Sie über die anstehende Prüfung informieren. Sie müssen dem Prüfer bei einer Lohnsteueraußenprüfung Auskunft über Art und Höhe ihrer eigenen Einnahmen geben sowie auf Verlangen sogar Lohnsteuerkarten und alte Steuerbescheide herausgeben. Teilen Sie diesen Mitarbeitern auch mit, dass sie den Prüfer bei weiteren allgemeinen Fragen an die Auskunftspersonen oder an Sie verweisen sollen.

Beachten Sie: Durch das Steuersenkungsgesetz erhält der Betriebsprüfer ab dem Jahr 2002 weit reichende Zugriffsrechte auf elektronisch gespeicherte Daten sowie auf die EDV-gestützten Buchführungssysteme.

Zur Vorbereitung gehört auf alle Fälle auch, die kritischen Angelegenheiten selbst noch einmal durchzugehen, damit Sie sicher argumentieren können.

Wie die Prüfung abläuft

Zu Beginn der Prüfung weist sich der Prüfer mit seinem Dienstausweis aus.

In einem Einführungsgespräch, an dem unbedingt auch Ihr Steuerberater teilnehmen sollte, teilt der Prüfer Ihnen dann mit, wie er sich den zeitlichen Ablauf der Prüfung vorstellt und welche Unterlagen er sehen möchte (den zweiten Punkt sollten Sie möglichst schon im Vorfeld geklärt haben).

Wie Sie sich sonst während der Prüfung verhalten sollten und welche Rechte und Pflichten Sie bzw. der Prüfer haben, lesen Sie im Anschluss.

Hat die Prüfung keine Beanstandung bzw. Änderung ergeben, erhalten Sie im Anschluss an die Prüfung lediglich eine entsprechende Mitteilung. Andernfalls haben Sie Anspruch auf eine Schlussbesprechung. Der Termin hierfür sowie die einzelnen Besprechungspunkte müssen Ihnen rechtzeitig, das heißt ein bis vier Wochen vorher, mitgeteilt werden.

Stellen Sie deshalb auch sicher, dass Ihr Steuerberater auch an der Schlussbesprechung teilnimmt, damit Sie kompetenten Rat zur Seite haben.

So verhalten Sie sich während der Prüfung richtig

Sorgen Sie schon beim Einführungsgespräch für eine positive Atmosphäre: Stellen Sie zunächst Ihr Unternehmen und seine wirtschaftliche Lage kurz vor. Zeigen Sie dem Prüfer seinen Arbeitsplatz und übergeben Sie ihm die vorbereiteten Unterlagen. Bieten Sie ihm an, ggf. Telefon und Fax zu benutzen, auch wenn Sie hierzu nicht verpflichtet sind. Laden Sie den Prüfer dann ein, einen Rundgang durch das Unternehmen zu machen. Dazu ist er ohnehin berechtigt, aber wenn dieser Vorschlag von Ihnen kommt, wirkt das freundlicher. Machen Sie den Prüfer auch mit der oder den Auskunftsperson(en) bekannt, an die er sich während der Prüfung wenden kann.

Zeigen Sie sich in jedem Fall kooperativ. Sie sind ohnehin zur Mitwirkung verpflichtet und müssen dem Prüfer etwa die nötigen Auskünfte geben und ihm alle für die Besteuerung relevanten Unterlagen zur Verfügung stellen. Wenn Sie sich hier sträuben, erweckt das nur den Anschein, als hätten Sie etwas zu verbergen.

Treten Sie aber auch durchaus selbstbewusst auf. Sie sollten den Prüfer nicht darüber im Zweifel lassen, dass Sie sowohl seine als auch Ihre Rechte und Pflichten kennen. Dazu gehört, dass der Prüfer

• Sie über alle festgestellten Sachverhalte auf dem Laufenden halten muss,

• nicht selbst nach Unterlagen suchen, sondern nur die Herausgabe der entsprechenden Unterlagen von Ihnen verlangen darf und

• Sie in der Regel darüber informieren muss, wenn er dritte Personen neben den benannten Auskunftspersonen befragt - es sei denn, Sie zeigen sich unkooperativ.

Wenn es zu Beanstandungen kommt

Bereiten Sie die Schlussbesprechung gründlich vor

Hat der Prüfer etwas zu bemängeln, werden diese Punkte in der Schlussbesprechung behandelt. Die Besprechungspunkte sind Ihnen ja bereits im Voraus bekannt. Am besten, Sie lassen sich diese Punkte schriftlich geben.

Prüfen Sie dann mit Ihrem Steuerberater, ob

1. die beanstandeten Sachverhalte sachlich zutreffend sind und – falls ja –

2. auch die rechtliche Beurteilung durch den Prüfer richtig und zwingend ist.

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, in welchen Punkten Sie eher nachzugeben bereit sind und in welchen Sie möglichst nicht von Ihrer Meinung abweichen möchten. Wenn Sie auf der einen Seite Zugeständnisse machen, wird man Ihnen auf der anderen Seite eventuell entgegenkommen.

Achten Sie auch in der Schlussbesprechung auf eine positive Atmosphäre. Auch wenn Sie sich sachlich nicht einig sind, sollten Sie Ihre Emotionen unbedingt aus dem Spiel lassen. Klären Sie die Sachlage im Anschluss an die Besprechung in aller Ruhe mit Ihrem Steuerberater.

So gehen Sie mit dem Prüfbericht um

Nach Abschluss der Prüfung fertigt der Prüfer einen schriftlichen Prüfbericht an, den Sie normalerweise zusammen mit den geänderten Steuerbescheiden beziehungsweise dem Lohnsteuerhaftungsbescheid erhalten.

Nur Nachzahlung oder Strafverfahren?

Sofern sich eine Steuerschuld nur deshalb ergibt, weil Sie bzw. Ihr Steuerberater einen Sachverhalt steuerlich anders beurteilt haben als der Prüfer – und das wird die Regel sein –, müssen Sie lediglich die Steuerschuld nachzahlen. Wenn Sie allerdings Steuern hinterzogen haben, müssen Sie mit einem Strafverfahren rechnen.

Ruth Weiland arbeitet halbtags als Zimmermädchen in einem Hotel. Um die Steuern zu sparen, läuft das Arbeitsverhältnis offiziell nur auf 325-Euro-Basis. Den Restbetrag verteilt der Hotelbesitzer auf die nicht berufstätige Schwester von Frau Weiland und auf ihre Mutter, die aber beide nie im Hotel gearbeitet haben.

Achtung: Ein Strafverfahren kann schon während der Außenprüfung in die Wege geleitet werden. Davon muss Sie der Prüfer unterrichten. Erst dann darf er mit seinen Ermittlungen fortfahren. Sie müssen in diesem Fall keine Aussagen machen, die Sie selbst belasten würden.

Übrigens: Mit einer Selbstanzeige können Sie eine Bestrafung oder ein Bußgeld in letzter Minute abwenden. Sie müssen dann lediglich Ihre Steuerschuld zuzüglich Hinterziehungszinsen in Höhe von sechs Prozent fristgerecht zahlen.

Eine Selbstanzeige ist aber nur wirksam, wenn

• noch kein Steuerstrafverfahren gegen Sie eingeleitet oder bekannt gegeben worden ist,

• Sie bei verständiger Würdigung der Sachlage nicht bereits mit einer Aufdeckung der Hinterziehung durch das Finanzamt rechnen und

• der Außenprüfer noch nicht zur Prüfung bei Ihnen erschienen ist.

Zur Prüfung erscheint der Prüfer erst an dem Tag, an dem er die Prüfung aufnimmt. Schaut der Prüfer nur vorher bei Ihnen vorbei, um etwa den Termin mit Ihnen abzusprechen, können Sie immer noch eine wirksame Selbstanzeige erstatten.

Wichtig: Wenn Sie eine Selbstanzeige erwägen, sollten Sie zuvor unbedingt einen erfahrenen Fachanwalt für Steuerrecht bzw. einen in Steuerstrafverfahren kundigen Rechtsanwalt oder Steuerberater zu Rate ziehen.

Wenn Sie mit dem Steuerbescheid nicht einverstanden sind

Gegen einen fehlerhaften Steuerbescheid können Sie innerhalb eines Monats schriftlich Einspruch einlegen. Die Monatsfrist beginnt am dritten Tag nach Aufgabe des Steuerbescheids zur Post.

Der Steuerbescheid wurde vom Finanzamt am 15. 1. 2002 zur Post gegeben. Die Monatsfrist beginnt – unabhängig vom Wochentag – am 18. 1. 2002 zu laufen.

Es ist zweckmäßig, Ihren Einspruch zu begründen, Sie müssen es aber nicht.

Wird der Einspruch abgelehnt, können Sie wiederum innerhalb eines Monats gegen den Bescheid Klage vor dem Finanzgericht erheben.

Achtung: Einspruch oder Klage ändern nichts an Ihrer Zahlungsverpflichtung. Die Steuerzahlung wird trotzdem zum im Bescheid festgesetzten Termin fällig. Wenn Sie nicht zahlen wollen, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wurde, müssen Sie beim Finanzamt formlos einen Antrag auf Aussetzung der Vollziehung stellen.

Die sozialversicherungsrechtliche Prüfung

Was die Sozialversicherungsträger prüfen

Mindestens alle vier Jahre überprüfen die Rentenversicherungsträger (BfA oder LVA) in einer Betriebsprüfung, ob die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Rentenund Arbeitslosenversicherung sowie die Umlagen nach dem Lohnfortzahlungsgesetz von Ihnen in richtiger Höhe gezahlt worden sind. Daneben wird auch die Richtigkeit der abgegebenen Meldungen geprüft.

Der Prüfer des Rentenversicherungsträgers prüft dabei im Einzelnen, ob Sie

• Ihre Mitarbeiter (versicherungspflichtig, versicherungsfrei?) und das Arbeitsentgelt (beitragspflichtig, beitragsfrei?) beitragsrechtlich richtig beurteilt haben,

• die Beiträge korrekt berechnet und den richtigen Zeiträumen zugeordnet haben (z.B. bei einer Einmalzahlung),

• Meldungen korrekt vorgenommen und

• Ihre Lohnunterlagen ordnungsgemäß geführt haben.

Rechnen Sie auch mit einer Überprüfung folgender Punkte:

• freie Mitarbeiter,

• geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte (lesen Sie hierzu den Beitrag Geringfügig entlohnte Beschäftigte),

• besondere Personengruppen wie Studenten, Praktikanten oder Rentner,

• mitarbeitende Familienangehörige,

• geldwerte Vorteile,

• Direktversicherungsbeiträge,

• Fahrtkostenersatz,

• Reisekosten,

• Einmalzahlungen.

Dabei darf der Prüfer über den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus auch die Finanzbuchhaltung prüfen.

Der Prüfer schaut sich in Ihrer Finanzbuchhaltung die Ausgaben an und stößt auf einen Beleg mit dem Vermerk 'Tantieme an Fred Müller'. Er sieht daraufhin in der Lohnabrechnung von Herrn Müller nach, kann aber nichts finden. Sie haben für die Tantieme offensichtlich keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt. Diese Beiträge werden nun nacherhoben.

Die Prüfer der Rentenversicherungsträger sind im Übrigen verpflichtet, Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden sozialversicherungsrechtlich auszuwerten. Oft führt ein solcher Bescheid auch zu Beitragsnachforderungen in der Sozialversicherung. Denn wenn bei einer Lohnsteueraußenprüfung festgestellt wurde, dass eine Vergütung zu Unrecht steuerfrei ausgezahlt oder pauschal versteuert wurde, wird diese sozialversicherungspflichtig.

Das Finanzamt hat für Ihren Mitarbeiter Peter Ohm die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung nicht anerkannt. Die vermeintlichen Mehraufwendungen müssen nicht nur nachträglich versteuert werden, sie werden auch sozialversicherungspflichtig.

Auf ein ähnliches Ergebnis läuft es hinaus, wenn die Prüfungen auf Ihren Wunsch hin in kürzeren Abständen durchgeführt werden. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie auf etwaige Fehler schneller aufmerksam werden und sich Beitragsnachforderungen nicht zu größeren Summen aufaddieren können.

So bereiten Sie sich auf die Prüfung vor

In der Regel wird der Prüfer des Rentenversicherungsträgers sich zunächst telefonisch mit Ihnen in Verbindung setzen, um einen Termin zu vereinbaren.

Der Prüfer muss sich dabei möglichst einen Monat, mindestens aber 14 Tage vorher bei Ihnen anmelden. Einem früheren Prüfungstermin müssen und sollten Sie nicht zustimmen.

Achtung: Bei besonderen Gründen, z.B. Betriebsaufgabe, Konkurs oder Verdacht auf illegale Beschäftigung, kann die Prüfung auch ohne Ankündigung erfolgen. In diesem Fall sollten Sie sich eine schriftliche Begründung für den frühen Prüfungstermin geben lassen.

Auch den Prüfungsort wird der Prüfer in der Regel schon bei der telefonischen Terminvereinbarung ansprechen.

Normalerweise findet die Prüfung in Ihren Betriebsräumen statt. Auch hier müssen Sie dem Prüfer – wie bei der Betriebs- oder Lohnsteueraußenprüfung – einen geeigneten Arbeitsplatz und entsprechende Hilfsmittel zur Verfügung stellen.

Wird Ihre Lohn- und Gehaltsbuchhaltung von Ihrem Steuerberater erledigt, kann die Prüfung mit Zustimmung des Rentenversicherungsträgers auch in der Steuerberaterkanzlei erfolgen. Kosten dürfen dem Rentenversicherungsträger hierdurch aber nicht entstehen. Möglich ist außerdem die Prüfung in den Räumen des Rentenversicherungsträgers.

Sobald Prüfungstermin und -ort feststehen, überlegen Sie – ggf. gemeinsam mit Ihrem Steuerberater –, ob es sinnvoll ist, die Krankenkasse an der Betriebsprüfung zu beteiligen.

Für Sie als Arbeitgeber kann das durchaus von Vorteil sein. Denn die Krankenkasse als zuständige Einzugsstelle würde eine von ihrem Standpunkt abweichende Rechtsauffassung des Prüfers (die vielleicht auch für Sie ungünstig wäre) vermutlich nicht kommentarlos hinnehmen, sondern diesen mit ihm durchdiskutieren und eventuell versuchen, den Prüfer zu überzeugen. Sie hätten mit der Krankenkasse somit eventuell einen weiteren Streiter für Ihre Interessen.

Kontaktieren Sie also möglichst frühzeitig Ihre Krankenkasse, damit diese sich zwecks Prüfungsbeteiligung an den Rentenversicherungsträger wenden kann.

Ratsam ist es auch hier, für einen kompetenten Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen zu sorgen, der dem Prüfer bei Fragen weiterhilft.

Halten Sie außerdem alle erforderlichen Unterlagen für die Prüfung bereit, das sind:

Bitte beachten Sie: Ihre Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen es dem Prüfer ermöglichen, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Sozialversicherungspflicht bzw. -freiheit eines Beschäftigungsverhältnisses oder bestimmter Entgeltbestandteile zu verschaffen.

Die Angaben in den Unterlagen müssen also richtig, in zeitlicher Reihenfolge, geordnet und vollständig vorgenommen worden sein. Die beste Vorbereitung auf die Betriebsprüfung ist deshalb eine ordentliche Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.

So läuft die Prüfung ab

Die Prüfung beschränkt sich normalerweise auf Stichproben. Für die Prüfung eines Unternehmens mit 20 bis 99 Mitarbeitern plant der Prüfer einen Tag ein – wenn auch dieses nicht immer eingehalten werden kann.

Die Prüfung endet mit der Schlussbesprechung, in der der Prüfer Ihnen das Ergebnis der Prüfung mitteilt.

Diese Schlussbesprechung ist für Sie sinnvoll, weil der Prüfer Ihnen vor Ort erklären kann, was Sie eventuell falsch gemacht haben und wie sich Fehler in Zukunft vermeiden lassen.

Spätestens zwei Monate nach Prüfungsende sollten Sie eine schriftliche Prüfmitteilung erhalten – und zwar auch dann, wenn die Prüfung keine Änderungen ergeben hat.

So verhalten Sie sich richtig

Als Arbeitgeber müssen Sie dem Prüfer der Rentenversicherungsträger auf Verlangen alle Unterlagen vorlegen, die er für die Prüfung und die Beurteilung der Beitragspflicht benötigt.

Informieren Sie auch Ihre Mitarbeiter über ihre Mitwirkungspflichten: Sie sind dem Prüfer gegenüber hinsichtlich der sie persönlich betreffenden Angaben auskunftspflichtig, auch, wenn sie zum Zeitpunkt der Prüfung gar nicht mehr bei Ihnen beschäftigt sind.

Wenn die Prüfung zu Berichtigungen führt

Berichtigungen durch den Prüfer führen zu Beitragserstattungen oder Beitragsnachzahlungen.

Beitragserstattungen sind allerdings nur für Zeiten möglich, in denen der Mitarbeiter, für den Sie die Beiträge zu viel entrichtet haben, keine Leistungen aus den entsprechenden Versicherungen bezogen hat.

Da die Rentenversicherungsträger nicht beurteilen können, ob das der Fall ist, müssen Sie bei Berichtigungen zu Ihren und zu Ihres Mitarbeiters Gunsten einen Antrag auf Rückerstattung bei der zuständigen Einzugsstelle stellen.

Falls Beiträge von Ihnen nachgefordert werden, können Sie innerhalb eines Monats nach Zugang des entsprechenden Bescheids hiergegen formlos Widerspruch beim Rentenversicherungsträger einlegen.

Achtung: Die Krankenkasse als Einzugsstelle ist für Widersprüche nicht zuständig. Über eine eventuelle Klage entscheiden die Sozialgerichte.

Wichtig: Weder Widerspruch noch Klage haben eine zahlungsaufschiebende Wirkung. Sie müssen also in jedem Fall vorleisten.

Beitragsforderungen verjähren erst vier Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem sie fällig geworden sind.

Beiträge, die vorsätzlich nicht abgeführt wurden, können sogar bis zu 30 Jahre nachgefordert werden.

Die Nachzahlungen, die sowohl die Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmeranteile umfassen, müssen Sie größtenteils allein leisten. Denn nur für längstens drei zurückliegende Monate können Sie den Arbeitnehmeranteil von der Vergütung Ihres Mitarbeiters einbehalten, danach nur dann, wenn der Abzug ohne Ihr Verschulden unterblieben ist. Ist der Mitarbeiter bereits ausgeschieden, besteht nicht einmal mehr diese Möglichkeit.

Die berufsgenossenschaftliche Prüfung

Was die Berufsgenossenschaften prüfen

Die Berufsgenossenschaften prüfen – allerdings nicht in einem festgelegten Turnus –, ob die Höhe der von Ihnen gezahlten Beiträge zur Berufsgenossenschaft korrekt ist.

Prüfungsgrundlage ist dabei die Meldung, die Sie als Arbeitgeber jeweils innerhalb der ersten sechs Wochen eines Kalenderjahres für das vergangene Kalenderjahr über die Arbeitsentgelte Ihrer versicherten Mitarbeiter und die geleisteten Arbeitsstunden des Vorjahres – geordnet nach Gefahrenklassen – machen müssen.

In der Fernsehreparaturwerkstatt Eisenhut werden die Monteure nach Gefahrenklasse 4, die Büroangestellten nach Gefahrenklasse 1 veranlagt. Damit der Prüfer sieht, ob Ihre Meldung richtig ist, müssen Sie die Mitarbeiter namentlich der einen oder anderen Gruppe zuordnen.

So bereiten Sie sich auf die Prüfung vor

Die Prüfung ist meist gut vorbereitet, wenn Sie den Arbeitsplatz für den Prüfer hergerichtet und die erforderlichen Unterlagen bereitgestellt haben, insbesondere:

Auch hier sind Sie dem Prüfer gegenüber hinsichtlich aller Tatsachen auskunftspflichtig, die für die Beitragserhebung von Bedeutung sind, z.B. auch für eingesetzte Leiharbeitnehmer, also Mitarbeiter von Zeitarbeitsfirmen.

So läuft die Prüfung ab

Zur berufsgenossenschaftlichen Prüfung soll der Prüfer sich möglichst einen Monat, mindestens aber 14 Tage vorher bei Ihnen anmelden.

Als Arbeitgeber können Sie wählen, ob die Prüfung in Ihrem Unternehmen, bei der Berufsgenossenschaft oder gegebenenfalls bei Ihrem Steuerberater stattfinden soll. Aus besonderen Gründen kann dieses Wahlrecht allerdings entfallen: Die Berufsgenossenschaft vermutet eine Beitragshinterziehung und besteht auf der Prüfung im Unternehmen.

Der Prüfer erstellt nach Abschluss der Prüfung einen Prüfbericht. Spätestens einen Monat nach Prüfungsende muss Ihnen das Ergebnis der Prüfung mitgeteilt werden. Den Bericht selbst bekommen Sie aber nicht zu Gesicht.

Diese Konsequenzen kann die Prüfung für Sie haben

Bei der Prüfung durch die Berufsgenossenschaften kommt es gar nicht so selten vor, dass Sie als Arbeitgeber eine Erstattung zu viel entrichteter Beiträge erhalten.

Sollten Sie allerdings vorsätzlich oder fahrlässig Lohnnachweise nicht oder nicht rechtzeitig bei der Berufsgenossenschaft eingereicht haben, bei diesen Nachweisen unrichtige Angaben gemacht haben, Aufzeichnungen nicht aufbewahrt haben oder der Pflicht zur Vorlage von Unterlagen nicht nachgekommen sein, müssen Sie mit einer Geldbuße von bis zu 2.500 € rechnen.

Die Prüfung durch das Arbeitsamt

Was das Arbeitsamt prüft

Die Betriebsprüfung durch das Arbeitsamt soll in erster Linie Leistungsmissbrauch, Schwarzarbeit, illegale Beschäftigung sowie unerlaubte Ausländerbeschäftigung aufdecken und verhindern. Hierzu prüfen die Arbeits- und Hauptzollämter, ob – Sozialleistungen zu Unrecht bezogen werden oder wurden,

• Sozialleistungen zu Unrecht bezogen werden oder wurden,

• ausländische Arbeitnehmer mit einer erforderlichen Genehmigung und nicht zu ungünstigeren Arbeitsbedingungen als vergleichbare deutsche Arbeitnehmer beschäftigt werden oder wurden,

• Ihre Angaben, die für die Leistungen erheblich sind, zutreffend bescheinigt wurden.

Die Prüfung kann dabei auf einem konkreten Verdacht beruhen. Es kann sich aber auch um eine reine Routineüberprüfung handeln.

So bereiten Sie sich auf eine Prüfung durch das Arbeitsamt vor

Die beste Vorbereitung auf eine Prüfung durch das Arbeitsamt besteht in der Vorbeugung: Achten Sie als Arbeitgeber deshalb genau auf die Einhaltung Ihrer sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten.

Lassen Sie sich zudem zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses den Sozialversicherungsausweis des Mitarbeiters zeigen.

Bei einer Beschäftigung im Bau-, Gaststätten-, Beherbergungs-, Personen- und Güterverkehrsgewerbe, im Schausteller- und Gebäudereinigungsgewerbe muss der Sozialversicherungsausweis zudem mit einem Lichtbild versehen sein, vom Mitarbeiter ständig mitgeführt und den Prüfern auf Verlangen vorgezeigt werden.

Bei derartigen Mitarbeitern müssen Sie spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme eine so genannte Sofortmeldung an die Einzugsstelle erstatten.

Legt Ihnen der Mitarbeiter den Sozialversicherungsausweis nicht vor, müssen Sie unverzüglich eine Kontrollmeldung an die Einzugsstelle machen.

Achten Sie auch auf Ihre ausländischen Mitarbeiter: Ausländer von außerhalb des EG-Raums dürfen Sie nur mit einer gültigen Arbeitserlaubnis oder Arbeitsberechtigung beschäftigen.

Das gilt selbst dann, wenn der Mitarbeiter nur für ein oder zwei Tage bei Ihnen aushilft. Bewahren Sie deshalb immer eine Kopie der Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung in Ihren Personalunterlagen auf.

So läuft die Prüfung ab

Mitarbeiter des Arbeitsamtes und der Hauptzollämter – eventuell verstärkt durch Polizeikräfte – betreten unangemeldet Ihr Unternehmensgelände und erfassen die Personalien aller anwesenden Mitarbeiter.

Die Beschäftigten müssen Ihren Sozialversicherungsausweis (mit Lichtbild) vorzeigen, soweit sie ihn mitführen müssen. Ihre ausländischen Mitarbeiter müssen den Ausweis, Aufenthaltsgenehmigung oder Duldungsbescheinigung vorlegen.

Inzwischen nimmt der Leiter der Prüfgruppe mit Ihnen Kontakt auf und informiert Sie über den Zweck der Prüfung. Sind Sie selbst oder der Geschäftsführer nicht erreichbar, genügt es, wenn der Prüfzweck einem beliebigen Mitarbeiter mitgeteilt wird. Eine schriftliche Prüfungsanordnung wird nicht benötigt. Später werden die Daten der anwesenden Mitarbeiter mit Ihren Lohn- und Meldeunterlagen abgeglichen, und zwar entweder im Unternehmen oder bei Ihrem Steuerberater.

So verhalten Sie sich richtig

Als Arbeitgeber müssen Sie den Prüfern die geforderten Unterlagen aushändigen und die notwendigen Auskünfte erteilen.

Sie haben aber ein Aussageverweigerungsrecht, wenn Sie sich durch eine Aussage selbst belasten, etwa weil Sie unerlaubt Ausländer beschäftigen.

Wenn die Prüfung zu Beanstandungen führt

Werden die Prüfer fündig, kann das böse Folgen haben:

• Beschäftigen Sie einen Ausländer ohne Genehmigung, kann das eine Geldbuße von bis zu 250.000 € nach sich ziehen.

• Beschäftigen Sie mehr als fünf Ausländer ohne Genehmigung für mindestens 30 Tage oder sind immer wieder Ausländer ohne Genehmigung für Sie tätig, drohen Ihnen Geldstrafen und Freiheitsstrafen von einem, bei grobem Eigennutz sogar von drei Jahren.

• Verstöße gegen die Meldevorschriften (Kontrollmeldung, Sofortmeldung usw.) können Geldbußen von bis zu 5.000 € zur Konsequenz haben.

• Selbst für die Verweigerung der Mitarbeit bei der Prüfung kann ein Bußgeld erhoben werden, und zwar von bis zu 25.000 €.

Auch Ihr Mitarbeiter muss mit hohen Bußgeldern rechnen, wenn er bei der Prüfung nicht mitwirkt, dem Arbeitsamt bei Bezug von Arbeitslosengeld oder -hilfe eine Nebentätigkeit nicht meldet oder als Ausländer ohne Genehmigung arbeitet.

Achtung: Das Arbeitsamt leitet die Prüfungsergebnisse auch an Handwerkskammern, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Ausländerbehörden, Sozialämter und Gewerbeämter weiter. Sie müssen also mit weiteren Konsequenzen, insbesondere Nachforderungen und Strafen, rechnen.