Eine Rechnung oder auch Faktura ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (per Datenfernübertragung) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen (insbesondere von solchen in elektronischer Form) oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.

Eine Rechnung, die den Empfänger nicht zur Zahlung auffordert, ist die Proformarechnung. Diese Form wird zum Beispiel für kostenlose Lieferungen in Kulanzfällen oder aus Nachweisgründen im Falle innergemeinschaftlicher Verbringungen verwendet.

Inhalt:

• Rechnung im Schuldrecht
• Rechnung im Umsatzsteuerrecht
• Rechnungen über Kleinbeträge
• Rechnungslegung
• Verwechslungen
• Weblinks

Rechnung im Schuldrecht

Die Rechnung gewährt den am Handel beteiligten Personen in aller Regel keinerlei Rechte oder Pflichten, die diese nicht ohnehin schon haben, denn allgemein ist eine Rechnung weder Voraussetzung für die Entstehung noch für die Fälligkeit einer Leistung. Schließen Käufer und Verkäufer beispielsweise einen Vertrag, in dem eine Sache x zum Preis von y EUR verkauft werden soll, so steht bereits mit Vertragsschluss fest, welche Leistungspflichten bestehen; einer Rechnung bedarf es für die Entstehung der Leistungspflichten daher nicht.

Die Rechnung ist in aller Regel – beispielsweise beim Kauf – auch nicht erforderlich, um die Leistungsverpflichtung des Käufers zur Fälligkeit zu bringen, denn nach dem gesetzlichen Normalfall werden Forderungen im Zweifel sofort, also mit Entstehung fällig.

Mit einer Rechnung ist auch nicht die Gewährleistung für die Kaufsache verbunden. Die Gewährleistung (besserer Begriff: Mängelhaftung) ergibt sich aus dem Kaufvertrag selbst, einer Rechnung bedarf es nicht. Für eine Garantie hingegen kann die Rechnung relevant sein – das hängt davon ab, was in den Garantiebedingungen vereinbart ist.

Will man also einen gekauften Gegenstand beim Verkäufer im Rahmen der Mängelhaftung reklamieren, so muss man als Käufer die Rechnung nicht vorzeigen können. Das mag als Beweismittel helfen; vor Gericht sind aber auch alle anderen Beweismittel zulässig, z. B. Zeugen, die den Vertragsschluss mit angesehen haben. Im Übrigen beweist die Rechnung an sich nicht den Vertragsschluss, sondern ist nur ein Indiz dafür, dass ein solcher stattgefunden hat.

Die Rechnung dient regelmäßig als Begründung für den Verzug des Schuldners gemäß § 286 BGB. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt gemäß § 286 Abs. 3 BGB spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.

Rechnung im Umsatzsteuerrecht

Das Bundesministerium für Finanzen setzte mit Veröffentlichung des Schreibens vom 29. Januar 2004 die Rechnungsrichtlinie um.

Rechnung im Sinne des § 14 des Umsatzsteuergesetzes in Verbindung mit §§ 31-34 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

Führt ein Unternehmer

• einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen;
• eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Leistungsempfänger muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren;
• eine andere Leistung an einen Nichtunternehmer aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts (wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt ist), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
• in den Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Wer in einer Rechnung einen Umsatzsteuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag.

Eine Rechnung kann auch elektronisch übermittelt werden, ihre Echtheit muss dann aber durch eine qualifizierte elektronische Signatur und GoBS-konforme Aufbewahrung überprüfbar sein. Unsigniert dürfen Fax-Rechnungen nur zwischen zwei Standard-Faxgeräten ohne PC-Anbindung übermittelt werden.^[1]

Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Rechnungen über Kleinbeträge

Gemäß § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung gelten vereinfachte Regeln für eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Diese muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Somit fallen gegenüber einer vollständigen Rechnung insbesondere der Leistungsempfänger, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum weg.

Ähnliche Erleichterungen gibt es für Fahrausweise als Rechnungen (§34 UStDV).

Rechnungslegung

Rechnungslegung bezeichnet die Dokumentation der betrieblichen Vorgänge für externe Zwecke, besonders für Handelsbilanz und Steuerbilanz.

Die Daten, welche für die Rechnungslegung benötigt werden, stellt das Rechnungswesen zur Verfügung.

Inhalt und Umfang der Rechnungslegung sind rechtlich geregelt und sind von der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens abhängig. Eines der Ziele der Rechnungslegung ist es, Informationen für die Kapitalanlageentscheidung zu liefern (Informationsfunktion). Diese Informationsfunktion steht z. B. bei der Finanzberichterstattung (Financial Reporting) nach den International Financial Reporting Standards im Vordergrund. Die handelsrechtliche Rechnungslegung hat zudem auch noch eine Ausschüttungsbemessungsfunktion, nach der zum Schutz der Gläubiger eines Unternehmens diejenigen Beträge identifiziert werden, die ohne Gefährdung der Ansprüche der Gläubiger an die Eigentümer ausgeschüttet werden können.

Die rechtlichen Grundlagen sind in Deutschland im Handelsgesetzbuch, in Österreich im Unternehmensgesetzbuch und in der Schweiz im Obligationenrecht zu finden. Neben diesen Vorschriften bestehen spezifische Rechnungslegungsvorschriften für einzelne Rechtsformen, z. B. Aktiengesellschaften, und bestimmte Branchen, wie Kreditinstitute und Versicherer.

In der öffentlichen Verwaltung orientiert sich die Rechnungslegung an den Grundsätzen der Kameralistik, auch wenn zunehmend eine Rechnungslegung nach Handelsrecht eingeführt wird.

Verwechslungen

Der Begriff „Rechnung“ wird gelegentlich mit dem Begriff „Quittung“ verwechselt. Während eine Rechnung jedoch das Bestehen einer Forderung dokumentiert, bestätigt eine Quittung (etwa ein Kassenbon), dass eine Forderung erloschen ist (zum Beispiel durch eine Zahlung).

Weblinks

In unserem Linkverzeichnis finden Sie Kategorien mit Themen relevanten Links:

• Controling & Rechnungswesen